Få planeringsverktyg på marknaden kan mäta sig med Excels styrkor. Det är ett flexibelt, kraftfullt och användarvänligt system - i alla fall om man som användare har en viss baskunskap. Men trots många fördelar finns det också många fall där Excel inte passar för budget-, prognos- och planeringsarbete. Nedan listar vi 7 tecken på att det är dags att lämna Excel.
Dagens samhälle kännetecknas av ett högt tempo med snabba förändringar, både positiva och negativa - något som kan skapa utmaningar för bolag och verksamheter. Marknaden och verkligheten förändras snabbt och nya prognoser måste uppdateras omgående. Detta har vi sett exempel på under det senaste åren med bland annat Coronapandemin och det pågående kriget i Ukraina i kombination med en ökad inflation. Under sådana omständigheter finns det ett stort värde i att kunna använda sig av ett systemstöd som kontinuerligt, enkelt, effektivt och med en hög grad av automation kan ge en uppdaterad bild av den finansiella framtiden.
Excel är framförallt ett användbart verktyg för mindre bolag som inte har en så komplex eller affärskritisk planeringsprocess, alternativt bolag som har ett fåtal involverade personer. När bolaget i fråga sedan växer och fler individer involveras i processerna, uppstår det ofta problem och utmaningar eftersom Excel inte är ett kollaborativt verktyg. Kalkylarket saknar bland annat ett bra stöd för hantering av rättigheter och workflow och det finns inte heller någon tillräckligt bra versionshantering eller rutin för attestering, vilket gör det nästan omöjligt att felsöka när komplexiteten blir för stor.
På många arbetsplatser finns det i många fall en så kallad “Excelguru” som är väsentlig för verksamhetens arbetssätt. Det kan skapa utmaningar, framförallt den dagen Excelgurun lämnar verksamheten och ansvaret övergår till någon annan med en annan sorts kunskap eller arbetsmetod. Er verksamhet minskar risker och vinner på många sätt på att hitta ett modernare och mer integrerat systemstöd som automatiserar och effektiviserar era processer.
Precis som vi nämnde ovan fungerar Excel ofta väldigt bra för mindre bolag med en planare tillväxtkurva och enklare processer, alternativt bolag som har ett fåtal individer involverade i processen. Det viktiga är att den nödvändiga kunskapen i hur man bygger ordentliga Excelprocesser som stödjer verksamheten finns men där man helt enkelt får acceptera att processen är manuellt styrd och inte vidare datadriven.
Förutom mindre bolag, kan även verksamheter som saknar en övergripande bild om hur planeringsprocessen ska fungera, avvakta med att investera i ett systemstöd. I dessa fall rekommenderar vi att man åtminstone har påbörjat arbetet med etablerandet av en modell för de finansiella processerna innan man investerar i en plattform som ska stödja processerna ifråga. Detta för att kunna anpassa och använda systemstödet så optimalt som möjligt för er verksamhet.
Svaret beror självklart på bland annat företagets situation och storlek, men nedan har vi listat sju tecken på att det är dags att till lämna Excel:
Budget, prognos och planeringsarbete ska vara en värdeskapande aktivitet – ett arbete som får verksamheten med medarbetare, enheter och processer att samarbeta och dra åt samma håll. Samtidigt ska det också utveckla företaget i linje med de målsättningar som finns. I många fall är Excel ett hinder för att både kunna delegera ansvar och för att få ett högt ägandeskap över de finansiella målen och prognoserna. Excel tar ofta oresonligt mycket av Business Controllernas tid. Tid som de istället borde lägga på att stödja verksamheten med sin kompetens.
Om du vill veta mer om vilka fördelar det finns med ett systemstöd kan du kontakta oss eller boka en diskussion med någon av våra specialister!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev så missar du inte kommande webinars eller nya blogginlägg.
