Vi älskar Excel. Det är ett fantastiskt verktyg på många sätt: flexibelt, kraftfullt och relativt användarvänligt, om man som användare har nödvändig kunskap. Få planeringsverktyg kan mäta sig med Excels styrkor i form av beräkningar och flexibilitet. varför lämpar det sig då inte för allt arbete som rör budget, prognos och planering? Här presenterar vi 7 tips för hur ni vet när det är dags att lämna Excel! 

    Hur vet man att det är dags att lämna Excel - Planacy vs. Excel

    7 tips för när det är dags att lämna Excel 

    Hur vet man när det är dags att lämna Excel? Svaret varierar självklart beroende på just era omständigheter, men nedan har vi sammanställt 7 situationer som indikerar att det är dags att uppgradera er lösning: 

    1. Ni har er externa data i många olika försystem 

    När er prognosprocess är beroende av extern data som behöver hämtas in och sammanställas i Excel krävs väldigt mycket manuellt arbete. Ju fler försystem ni har desto mer manuell handpåläggning krävs. 

    2. Många personer är involverade

    När fler individer blir involverade i processen uppstår ofta problem och utmaningar eftersom Excel inte är ett kollaborativt verktyg och även saknar rättighetshantering.  

    3. Komplexiteten börjar tillta

    När komplexiteten i affärlogiken ökar och drivarsambanden för komplicerade tenderar Excel som planeringsverktyg att bli begränsande. Excel innehåller inte heller något workflow och det finns ingen bra versionshantering eller rutin för attestering. Dessutom är det så gott som omöjligt att felsöka i Excel när formler och beräkningar har saboterats.  

    4. Ni har höga tillväxtambitioner

    Har ni som verksamhet höga tillväxtambitioner som kräver snabba beslut och förändringar, ständigt uppdaterade planer och en löpande framåtblick? Till skillnad från Excel får ni med ett modernt systemstöd en betydligt högre grad av automation och ni kan enkelt skapa nya prognosförslag med ett knapptryck. 

    5. Ni har för lite tid till analys

    Om den som är controller lägger all sin tid på repetitiva arbetsuppgifter så som förberedelser och konsolidering och därmed har för lite tid över till att analysera budgeten, då kan det vara dags att titta på en annan lösning. 

     6. Ni vill öka förståelsen och ägandeskapet

    Om man behöver öka ägandeskapet över de finansiella målsättningarna och prognoserna behöver man också arbeta drivarbaserat. Man behöver arbeta i ett gränssnitt som är enkelt för verksamheten att förstå. Användarna upplever ofta Excel som svårförstått då man saknar en tydlig överblick över vad som driver intäkter och kostnader. 

     7. Ni vill börja arbeta mer frekvent och datadrivet

    Vill man öka frekvensen måste man minimera det manuella arbetet. Här kan ett systemstöd med en hög grad av automation underlätta samtidigt som det blir enklare för verksamheten att bidra med kvalitativ input.  

    Vilka verksamheter passar Excel bra för? 

    Excel duger ofta bra för mindre bolag med en mer flack tillväxtkurva, som har ett fåtal enkla processer eller ett fåtal individer involverade i processen – så länge det finns nödvändig kunskap i hur man bygger ordentliga Excelprocesser som stödjer verksamheten. Men när verksamheten växer, komplexiteten ökar och fler användare blir involverade är det viktigt att automatisera och effektivisera sina planeringsprocesser för att inte riskera att dränka ert financeteam med arbete. 

    Även mindre verksamheter utan komplexa eller affärskritiska planeringsprocesser kan dock stöta på problem med sin Excelprocess när marknaden och verkligheten förändras snabbt och nya prognoser skyndsamt måste uppdateras – vilket varit fallet under de senaste tre åren med pandemi, krig och inflation. I dessa tider finns det ett stort värde i att använda sig av ett systemstöd som snabbt, enkelt och effektivt kan ge en uppdaterad finansiell bild av framtiden. 

    Utöver små bolag kan även verksamheter som saknar en övergripande bild av hur de vill att planeringsprocessen ska fungera eller utvecklas framåt avvakta med att investera i ett systemstöd. För sådana företag rekommenderar vi att man åtminstone påbörjar detta arbete innan man investerar i en plattform som ska stödja processen. 

    Finansiell planering som den borde vara 

    I ett modernt systemstöd kan stora delar av det manuella arbetet automatiseras. På så vis får ni tid över till mer värdeskapande arbete och dessutom får ni glada controllers som slipper sena kvällar på kontoret. Ett mer sofistikerat system kan hantera den växande datamängden och samtidigt möjliggöra en smidig samarbetsmiljö för alla inblandade. Detta leder till högre precision, ökad effektivitet i planeringsprocessen och snabbare beslutsfattande. Så när företaget växer och utvecklas, är det viktigt att överväga att investera i de verktyg som bäst stödjer och driver verksamhetens utveckling. 

    Planacy vs. Excel 

    Till skillnad från Excel kan Planacy kopplas ihop och integreras med nödvändiga försystem och datalager för att ge er en sömlös helhet med automatiskt uppdaterade strukturer och utfallsdata. Ni kan även enkelt arbeta med rättighetsstyrning och anpassa vem som får se vad och när, samt vad varje enskild användare har rätt att göra. Detta gör det lättare för er att decentralisera och hämta input från de delar av verksamheten där insikterna är som störst – öka engagemang och ägandeskap samtidigt som ni bibehåller datasäkerheten. Ni kan dessutom arbeta privat med budgetprocessen för att exempelvis göra mer känsliga what-if-scenarion.  

    Integrera Planacy med Excel 

    Även om den här artikeln pekar ut en del av Excels svagheter så menar vi det när vi säger att vi älskar Excel. Just därför har vi byggt specifika add-ins för både Excel och Google Sheets. Med Planacy får ni på så vis en planeringsplattform som effektiviserar arbetsprocessen samtidigt som ni slipper allt det manuella arbetet och riskerna som budgetering och prognostisering i kalkylblad medför. Med våra add-ins kan du snabbt läsa ut data från Planacy till både Excel och Google Sheets. Ni kan skapa era prognoser i Planacy och använda Officepaketet eller Google Workspace till smidig och effektiv rapportering och ad-hoc analyser. Läs mer om våra add-ins här 

     

    Om du är nyfiken på hur ett systemstöd kan förenkla och effektivisera era budget-, prognos-, och planeringsprocesser är du välkommen att boka en demo med en av våra planeringsexperter.  

    Boka demo

     

    jimmy

    Författare

    Jimmy Stenqvist Evegård
    CEO & Financial Planning Geek
    jimmy@planacy.com
    Linkedin

    Vill du veta mer?

    Planacys planeringsplattform kan helt integreras och anpassas för din verksamhet. Kontakta oss eller boka en demo så visar vi hur!

    Boka demo Kontakta oss