Vi älskar Excel. Det är ett fantastiskt verktyg på många sätt – flexibelt, kraftfullt och relativt användarvänligt om man som användare har nödvändig kunskap. Få planeringsverktyg kan mäta sig med Excels styrkor i form av beräkningar och flexibilitet. Så varför lämpar det sig då inte för allt budget-, prognos- och planeringsarbete?

När fler individer blir involverade i processen uppstår problem och utmaningar då det inte är ett kollaborativt verktyg: Excel innehåller inget workflow, det finns ingen tillräckligt bra versionshantering eller rutin för attestering, och det är så gott som omöjligt att felsöka när komplexiteten är för stor. Dessutom är processen ofta väldigt personberoende om företagets ”Excelguru” har snickrat ihop det själv – vilket märks den dagen han eller hon lämnar verksamheten och någon annan ska ta över.

lämna-excel

För mindre bolag utan en komplex eller affärskritisk planeringsprocess är Excel ett bra verktyg, men dagen det blir fler användare och komplexiteten ökar vinner ni som verksamhet på att hitta ett mer modernt och integrerat systemstöd som automatiserar och effektiviserar processen.

Vilka företag passar Excel för?

Excel duger ofta bra för mindre bolag med en mer flack tillväxtkurva, som har ett fåtal enkla processer eller ett fåtal individer involverade i processen – så länge det finns nödvändig kunskap i hur man bygger ordentliga Excelprocesser som stödjer verksamheten.

Även dessa företag och verksamheter kan dock stöta på problem med sin Excelprocess när marknaden och verkligheten förändras snabbt och nya prognoser skyndsamt måste uppdateras – exempelvis som i år då Covid 19 slog till. Under sådana omständigheter finns det ett stort värde i att använda sig av ett systemstöd som snabbt, enkelt och effektivt kan ge en uppdaterad finansiell bild av framtiden.

Utöver små bolag kan även verksamheter som saknar en övergripande bild om hur planeringsprocessen ska fungera avvakta med att investera i ett systemstöd. För sådana företag rekommenderar vi att man åtminstone påbörjar detta arbete innan man investerar i en plattform som ska stödja processen.

När bör man lämna Excel?

Det är ett svar som självklart varierar beroende på ett företags situation, men nedan finner du 5 anledningar:

  1. När den externa datan som krävs för budget- och prognosarbetet finns i många olika försystem

  2. När ett flertal individer ska vara involverade i planeringsarbetet

  3. När komplexiteten börjar tillta och förvaltningen av Excelmallarna blir tidskrävande

  4. När ni som verksamhet har höga tillväxtambitioner som kräver snabba beslut och förändringar, ständigt uppdaterade planer och en löpande framåtblick

  5. När den som är controller lägger all sin tid på förberedelser, konsolidering och har för lite tid över till att analysera budgeten

Budget, prognos och planeringsarbete ska vara en värdeskapande aktivitet – ett arbete som får verksamheten med medarbetare, enheter och processer att samarbeta och dra åt samma håll och utveckla företaget i enlighet med de målsättningar som finns. Excel är ofta ett hinder för att delegera ansvaret och för att få ett högt ägandeskap över budgeten eller prognosen. Samtidigt slukar Excel ofta också oresonligt mycket administrativ tid av Business Control som istället borde stödja verksamheten med värdeskapande analyser och sin kompetens.

Om du vill veta mer om vad det finns för fördelar med ett systemstöd kan du ladda ned vårt produktblad här, kontakta oss eller boka en demo!

Författare

Jimmy Stenqvist Evegård

VD

Relaterade inlägg

Vill du veta mer?

Planacys planeringsplattform kan helt integreras och anpassas för din verksamhet.

Kontakta oss Boka demo