52%*, så få (eller så många, om man ser glaset som halvfullt) av de som arbetar med FP&A upplever att deras verksamhet är genuint engagerad i det finansiella planeringsarbetet. Detta är något som både leder till bristande kvalitet och att ägandeskapet över de finansiella målsättningar och prognoserna blir lidande.
För att uppnå hög accountability i verksamheten behöver ni skapa en process som involverar och engagerar alla delar av organisationen, vilket är lättare sagt än gjort. Miljonerkronorsfrågan blir därför kort och gott – hur lyckas man involvera och engagera verksamheten i budget- och prognosarbetet? Svaret får du i denna artikel!
Tidigare i år genomförde vi vår årliga undersökning The State of Corporate Financial Planning, en rapport som syftar till att bidra med kunskap, datapunkter och insikter kring hur företag arbetar med sin finansiella planering. En av de tydligaste slutsatserna från rapporten är att de företag som upplever att deras budget- och prognosprocess håller hög kvalitét – och som i hög utsträckning anser att resultatet från detta arbete kan användas i deras strategiska beslutsfattande – har en process för att involvera och engagera verksamheten i budget- och prognosarbetet.
Att skapa rätt förutsättningar för att kunna utforma en finansiell planeringsprocess av hög kvalitét, som i sin tur bidrar med konkret värde i det finansiella och strategiska beslutsfattandet, borde därmed rimligen vara ett mål för de allra flesta verksamheter.
Genom att involvera fler och genom att etablera en kultur där organisationen kontinuerligt både pratar om och följer upp de finansiella prognoserna och målen, ökar ägandeskap och engagemang. Men hur optimerar man då sitt arbete och sin process på ett sådant sätt att verksamheten kan involveras och bidra med insikter?
Det finns ett antal nyckelfaktorer för att lyckas involvera verksamheten och därmed i slutändan öka ägandeskapet för de finansiella målen och prognoserna. Här nedan listar vi de 5 viktigaste tipsen för hur ni ökar ägandeskapet för den finansiella planeringen i er verksamhet.
För att förenkla arbetet för samtliga inblandade behöver ni överge den redovisningsmässiga strukturen och istället fokusera på att bygga upp prognosen underifrån med hjälp av nyckeltal och parametrar som är kopplade till era affärskritiska intäkts- och kostnadsdrivare. Genom att arbeta drivarbaserat med begrepp som verksamheten känner till, kommer de som ger input till prognosen mycket enklare kunna bidra med kvalitativ input på arbetet. Nyckelpersoner kommer kunna få en större förståelse för vad som driver intäkter och kostnader och därmed också förstå hur helheten hänger ihop. Detta bidrar i sin tur till att anställda känner en högre accountability, över sitt område, men även för helheten eftersom de på ett tydligare sätt kan se hur deras “egen” del påverkar.
Excel i all ära, men det finns få icke-ekonomer ute i verksamheten som faktiskt upplever en excelprocess som tydlig och enkel att hantera. Om ni vill att verksamheten engagerar sig i processen blir det därmed nästan ett krav att arbeta drivarbaserat och att systematisera processen för att göra arbetet och inmatningen enklare. Ett modernt systemstöd erbjuder inte bara ett gränssnitt som gör att verksamheten enklare kan bidra med input, utan även funktioner som gör arbetet tydligare, bättre och dessutom ökar förståelsen för helheten.
Det är även viktigt att ni vågar delegera ansvaret ut i verksamheten och låta olika nivåer av organisationen bidra med sina insikter. Om ni har systematiserat processen och redan arbetar drivarbaserat har ni skapat goda ”hårda” förutsättningar för att lyckas bygga engagemang och ägandeskap, men detta behöver fortfarande kompletteras med ”mjuka” faktorer som exempelvis tillit, dialog och uppföljning. Låt verksamheten ta del av uppföljningen av prognoserna och målen, låt nyckelpersoner kommentera differenser och säkerställ att det finansiella planeringsarbetet och den finansiella styrningen är en del av deras ansvar och arbete. Tillit, kontinuerlig dialog och uppföljning kommer leda till ytterligare engagemang och accountability.
Att arbeta mer agilt, dynamiskt och mer frekvent med uppdaterade prognoser är något som har blivit allt viktigare givet makroekonomiska faktorer och vår allt mer snabbföränderliga omvärld, inte bara enligt oss utan även enligt 82% av de som deltog i årets upplaga av rapporten The State of Corporate Financial Planning. Att arbeta mer frekvent med prognostiseringen och den delegerade finansiella styrningen leder både till högre kvalitét på arbetet och att budget-och prognosarbetet får det engagemang som det förtjänar.
För att kunna arbeta frekvent med den finansiella planeringen är det i sin tur viktiga att arbetet både läggs på en rimlig nivå och att det är drivarbaserat. Gör man bara det förstnämnda och inte det sistnämnda kommer processen endast att leda till högre krav och en högre arbetsbelastning.
För att ta er hela vägen fram behöver ni automatisera alla delar som går att automatisera. Både de som administrerar och äger processen och de som bidrar med input behöver minska dem manuella pålagorna för att kunna arbeta effektivt. Genom att eliminera det manuella arbetet minskar ni dessutom de tråkiga delarna i processen och skapar förutsättningar för att verksamheten engagerat ska kunna fokusera på att bidra med kvalitativ input och insikter i arbetet.
Ett systemstöd underlättar detta, men är inget krav för de allra minsta verksamheterna, eller mindre komplexa verksamheter. Däremot gör ett modernt systemstöd att ni alltid har tillgång till den senaste kvalitetssäkrade utfallsdatan och att ni därmed också kan automatisera nya prognosrundor med automatiskt uträknade prognosförslag.
I slutändan handlar det om att skapa förutsättningar för att ni som verksamhet ska kunna använda det finansiella planeringsarbetet i den kontinuerliga utvecklingen av ert företag och verksamhet. Det handlar om att kunna inhämta insikter, samt att kunna modellera och dynamiskt förändra antaganden och scenarion för att på detta sätt kunna navigera och prestera så bra som möjligt i en föränderlig omvärld.
Om du vill veta mer om hur just er verksamhet kan optimera ert finansiella planeringsarbete och skapa en process som ökar engagemanget och ägandeskapet är du välkommen att boka in en kostnadsfri konsultation med någon av mina kollegor. Vår passion är att förenkla och effektivisera den finansiella planeringen för företag och organisationer, så att de kan fatta bättre och mer välgrundade beslut. Vi har redan optimerat planeringsprocesserna för närmare 200 verksamheter – och vi hjälper gärna er också.
* Enligt The State of Corporate Financial Planning 2023. Är du intresserad av rapporten och vill erhålla datapunkterna och insikterna för att optimera er finansiella planering?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev så missar du inte kommande webinars eller nya blogginlägg.
