Det finns flera olika metoder för budgetering och prognostisering och det är inte alltid helt lätt att veta vilken som är bäst. Samtliga metoder har sina fördelar och nackdelar och vad som fungerar bäst för ett företag kan variera beroende på verksamhet och bransch.
En övergripande utmaning för alla företag i dagens samhälle är den föränderliga värld vi lever i, där allra helst digitaliseringen har haft en central roll i att företag tvingas justera sina budgetar och prognoser mer frekvent då omvärlden förändras.
I denna artikel går vi igenom följande prognos metoder:
Vi kommer att gå igenom deras för- och nackdelar, samt presentera den prognosmetod som vi oftast rekommenderar!
Att lägga en budget under hösten för nästkommande år och sedan göra prognosjusteringar månadsvis, kvartalsvis eller halvårsvis är den vanligaste metoden som används av flest företag.
Att använda denna metod och genomföra en gedigen budget under hösten kan vara fördelaktigt då samtliga inblandade i processen vanligtvis avsatt tid för detta. Att sedan prognostisera några gånger under året fungerar bra om man exempelvis har uppföljning på samma period, exempelvis kvartal.
En nackdel med denna metod är att man tenderar att aldrig blicka längre fram än budgetåret. Detta gör att prognosen som görs under hösten endast har en framåtblickande horisont på några månader, vilket är anledningen till att många vill gå över till att göra rullande prognos. Med rullande prognos blickar man vanligtvis minst ett år framåt oberoende av vilken månad på året man befinner sig i.
En annan nackdel med en vanlig budget och prognos är den klassiska budgeteffekten där chefer tenderar att göra sig av med hela sin budget i slutet av året för att de inte ska få mindre pengar året därpå. Det blir svårt för företag att spara pengar när alla tänker så.
Många av de som går över till att jobba rullande vill ofta göra tätare prognoser, exempelvis månadsvisa istället för kvartalsvisa. Detta är egentligen ingenting som är relaterat just till att det är rullande eftersom du kan göra månadsvisa uppdateringar av en vanlig budget och prognos också – men ofta hänger det ihop.
Många av de som skaffar Planacy gör det för att de vill kunna gå över till att jobba rullande, prognostisera tätare och blicka längre framåt. Just detta med att snabbt kunna ställa om och uppdatera sin budget och prognos är väldigt aktuellt just nu då Covid 19 påverkat hela världen, inte minst alla företag. Det är troligt att många företag just nu har budgetar som inte är särskilt aktuella längre.
Man kan göra rullande prognos på flera olika sätt och med olika prognoshorisonter. Antingen uppdaterar man ett specifikt antal kvartal framåt eller så gör man det månatligen. Ett vanligt begrepp är ”Rullande-12”, vilket indikerar att man kör rullande prognos med 12 månader som prognoshorisont.
Att göra en rullande prognos hjälper företag att få bättre framåtblick – och inte bara för nästkommande verksamhetsår. Att jobba rullande-12 är effektivt då man uppdaterar samma månad nästa år baserat på den månad man precis stängt, vilket gör att man kan få en bättre precision i sin prognos. Detta gäller allra helst om man har återkommande likheter i de månatliga fluktuationerna.
Allt fler företag väljer att prognostisera rullande med en längre tidshorisont, exempelvis 15 månader istället för 12 månader. Fördelen då blir att man får en något längre framåtblick, där man i september får nästa års budget ”på köpet”, vilket gör att man kan spara väldigt mycket tid i budgetprocessen och effektivisera hela budgetarbetet.
En begränsning vid de vanliga typerna av rullande prognos är att man bara får en prognos till samma månad nästkommande år om man har det på en 12 månaders horisont, alternativt någon månad ytterligare om man har det på en längre tidshorisont. Detta gör att man inte kan göra jämförelser mellan åren, vilket begränsar analysen. Likaså tenderar de flesta inom en organisation att tänka i kalenderår, exempelvis säljare som ofta tänker vad de behöver sälja för nästkommande år – inte de kommande 15 månaderna.
En annan problematik vid rullande prognos på 12–18 månader är hantering av säsongseffekter. Även om man kan få en mer precis prognos på säsongseffekterna med hjälp av rullande prognos så kan det bli problematiskt att jämföra mellan åren.
Om vi tar en gymkedja som exempel; tänk att de prognosticerar rullande 15 månader. I slutet av året kommer de då få med två januari i beräkningarna – och vad gör folk i januari? De har gjort nyårslöften om att börja träna och köper gymkort. Sen i april får man bara med en januarimånad i beräkningen och då går det inte att jämföra de olika 15 månadsblocken mot varandra. Det finns ingen fast punkt här eftersom försäljningen kan skilja så mycket beroende på vilken månad av året det är. Då måste den som prognostiserar alltid hålla koll på det.
Den metod vi på Planacy anser vara den bästa är: Innevarande år plus nästa. Det är rullande prognos, men med dynamisk längd. Istället för att prognostisera på ett fast antal månader framåt, exempelvis 15 månader, läggs prognosen mellan 13–24 månader framåt. Alltid innevarande år och ett helt år till.
Relativt få företag har hittills tänkt på denna metod – antagligen på grund av att det krävs att man testat och gjort ett antal fel då metoden är baserad på vad vi sett fungerar och inte. En del av våra kunder har inledningsvis valt en vanlig rullande prognos med fast månadsperspektiv, men majoriteten av dessa har sedan ändrat sig och gått över till dynamisk rullande prognos. Det är också en av de stora fördelarna i Planacy – det är väldigt lätt att ställa om och ändra sitt arbetssätt.
Om du befinner dig i januari ett år kanske du lägger mer krut på det första året eftersom det är de första 11 månaderna, sedan lägger du det andra året med lite mindre precision. Ju närmare årsslutet du kommer desto mer kommer du fokusera på nästa år i takt med att ni fyller på utfall från första året. Den metoden är helt oslagbar eftersom man får ett långt fönster framåt, men alla fördelar av att alltid titta på år. Du kan också jämföra mot förra året utan problem med säsongseffekter. Ni kan fylla på med utfallsdata i de månader som varit, vilket är klart bättre.
Efter varje månad fylls utfallsdata på, men samtidigt öppnas en månad också upp för prognostisering. I Planacy kan man då också välja att sätta upp ett prognosförslag, exempelvis en ökning med 3% mot föregående år. På så sätt kan man effektivisera den rullande prognosen, men man får också med säsongseffekten.
Denna metod kan vara mindre effektiv för företag med hög tillväxt och som exempelvis kraftigt expanderar via förvärv. Eftersom dessa bolags siffor tenderar att ändras på väldigt kort tid kan en ”innevarande + nästa årsprognos” tendera att bli överflödig.
Som tidigare nämnt kan Planacy väldigt enkelt ställas om ifall man vill byta prognosmetod. Detta är tekniskt möjligt eftersom vi hämtar in all utfallsdata och justerar vilket utfallsdata som ska visas med hjälp av ett tidsfilter. Om vi vill visa 15 månader i mallen istället för 12 månader behöver vi bara justera i tidsfiltret, vilket inte tar mer än någon minut.´
Till skillnad från många av våra konkurrenter kan man byta metod fram och tillbaka just på grund av detta. Det innebär exempelvis att om man vill gå tillbaka till klassisk budgetering och prognostisering under någon period så är det möjligt, för att sedan kunna återgå till rullande igen.
Du kan läsa mer om prognostisering i Planacy här. Vid frågor eller funderingar är du varmt välkommen att höra av dig till oss!
I Planacy kan du arbeta med datadrivet och automatiserat med rullande prognostisering. Läs mer om vår lösning för rullande prognos nedan, eller boka en kostnadsfri rådgivning med en av våra planeringsexperter.