Det finns många medelstora och stora företag som fortfarande arbetar med Excel för sitt budget- och prognosarbete, trots att processerna då ofta blir allt för komplexa och tidskrävande. Dåliga finansiella prognoser är ett svagt beslutsunderlag och inget att hålla i handen när det blåser kallt.
“Idag finns ingen anledning att grunda affärskritiska beslut på magkänslan. Om du är väl förberedd och arbetar kontinuerligt med finansiella prognoser går det att fatta mer välgrundade beslut och ställa om verksamheten snabbare vid en kris.”, säger Jimmy Stenqvist Evegård, VD på Planacy.
Det finns många olika orsaker till att ett välmående företag plötsligt finner sig själv i en ny verklighet: en oväntad lågkonjunktur, en ny disruptiv konkurrent som snabbt tar över marknadsandelar, eller en ny lagstiftning som kräver förändring. De beslut som fattas då kan vara helt avgörande både kortsiktigt och långsiktigt. Därför är det viktigt att fatta välgrundade beslut baserade på fakta snarare än magkänsla.
”För att alltid ha bra och korrekta beslutsunderlag behöver man en kontinuerligt uppdaterad bild av verksamhetens finansiella framtid. Man måste arbeta frekvent och löpande med den finansiella planeringen och inte endast vid några få fasta tillfällen om året.”
För mindre företag kan det fungera bra att prognostisera i Excel, men när processen är mer komplex och många personer är involverade blir det administrativt tungt och tar onödigt lång tid. För att de något större företagen ska kunna arbeta mer frekvent med sin prognos krävs därför ofta ett modernare systemstöd.
“Förvånansvärt många stora företag sliter fortfarande i Excel eller arbetar med gamla systemstöd som inte är anpassade för deras processer och behov. Ekonomer lägger oändligt mycket tid på att administrera processen, så som att förbereda och konsolidera hundratals Excelark, istället för att lägga sin tid på att stödja verksamheten med sin kompetens och viktiga analyser.”
De företag som däremot är bättre förberedda och arbetar proaktivt och kontinuerligt med den finansiella planeringen kan omgående samla in input från ansvariga i verksamheten och snabbt skaffa sig en god överblick över förväntad resultat- och kassaflödesutveckling. Detta ger både styrelsen, ledningen och verksamheten bättre beslutsunderlag.
”Planacys vision är att förenkla ett kollaborativt och kontinuerligt arbete med finansiell planering. Vi vill bidra till att arbetet med budget, prognos och planering blir mer proaktivt och värdeskapande. Det behöver inte bara vara en administrativ process för att göra styrelsen glad”, avslutar Jimmy Stenqvist Evegård.
Datainsamling, datavalidering och konsolidering går att systematisera och automatisera. På så vis frigörs tid för business controllers som kan göra det som de är experter på – att stödja verksamheten med finansiell och analytisk kompetens och därmed skapa mer värde för företaget.
Med ett systemstöd är det enklare att delegera arbetet till de i verksamheten med störst insikter. Undvik att prognostisera på bokföringskonton och använd istället begrepp och KPI:er som alla i verksamheten förstår för att få så korrekta och kvalitativa antaganden som möjligt.
Identifiera hela kedjan av budgetdrivare och designa en process som tydligt visar vilka antaganden som påverkar vad: vad som driver intäkter och kostnader respektive positiva och negativa kassaflöden. Strömlinjeforma hela processen från försäljning, personalkostnader och resultaträkning till balansräkning och kassaflödesprognos.
Vill du veta mer om Planacy och hur vårt systemstöd kan hjälpa dig och ditt företag? Hör av dig till oss!