Office Management är ett rådgivande tjänsteföretag som identifierar och paketerar helhetslösningar tillsammans med serviceåtagande för sina kunder. De grundades 1993 och skapar idag framtidens arbetsplats åt fler än 8000 kunder i Sverige, Norge och Finland – och Planacy hjälper Office Management till smartare och effektivare budget, prognos och planeringsprocesser.
- I takt med att vi växte behövde vi få en högre nivå av spårbarhet och säkerhet. Vi ville digitalisera och ta kontrollen över budgetprocessen, vilket vi gjort med Planacy, säger Patrik Brodin, Director of Strategy & Business Control på Office Management.
Innan Office Management införskaffade Planacy för två år sedan gjorde de all sin budget och prognos i Excel, vilket medförde utmaningar då företaget växte. Utmaningarna rörde bland annat översikten, säkerheten i siffrorna och den mänskliga faktorn.
- Jag som ansvarig för koncernen kunde inte på ett effektivt sätt övervaka processen i tillräckligt god tid då folk satt i lokala filer. Excel fungerade bra länge, men i takt med att vi växte blev det snabbt ineffektivt. I Planacy får vi en helt annan spårbarhet, en snabbare process och vi kan dessutom jobba med versionshantering, förklarar Patrik.
Office Managements insteg i Planacy var budgetprocessen, men idag har de även en löpande prognosprocess för sin resultaträkning samt hantering av administrativa strukturer och hierarkier. De utökade även snabbt med en säljprocess där de gör löpande säljuppföljning och administrerar säljarna.
- Innan vi kompletterar med fler processer vill vi förbättra de vi har. Vi behöver ta budgetprocessen till en ny nivå och göra den mer drivarbaserad med Planacy. Vi vill även fortsätta utveckla våra rullande prognoser för att snabbare kunna styra om vår verksamhet.
Office Management har även integrerat Planacy med ett business intelligence system. Idag använder de Qlik Sense, men funderar på att byta till Microsoft Power BI. Vid en integration säger Patrik att det är väldigt viktigt att välja rätt partner baserat på hur ens organisation ser ut.
- När vår verksamhet förändras måste även budget och planeringsprocesser utvecklas, och för att det ska fungera optimalt är det viktigt att välja rätt Planacypartner. Idag är det Exsitec som levererar Planacy med integration till Qlik Sense och vi är mycket nöjda med dem.
Har Planacy hjälpt er att effektivisera era budget-, prognos- och planeringsprocesser?
- Ja. Vi är mycket nöjda med Planacy. Förutom ökad spårbarhet och lägre felmarginal så går allt snabbare. Vi har totalt sett en effektivare process både för budgetering och prognostisering som vi ska fortsätta utveckla i takt med att vi växer, avslutar Patrik.
Office Managements vision är att göra sina kunders dagar mer framgångsrika. Tillsammans med sina kunder vill de skapa de bästa förutsättningarna för trivsel, samarbete och kommunikation på arbetsplatsen och leverera hållbar framgång. Läs mer om Office Management här
