Planacy - FAQ

Här finner du svar på vanliga frågor kring budget, prognos och Planacy!

Planacy - FAQ

Här finner du svar på vanliga frågor kring budget, prognos och Planacy!

Planacy - FAQ

Planacy FAQ ger svar på vanliga frågor och funderingar som vi ofta stöter på ute hos företagen – både om Planacy och generellt om budget, prognos och planering. Vi hoppas att svaren på frågorna kan hjälpa er att reda ut begrepp och ge en tydlig bild av hur Planacy ger er en enklare och mer värdeskapande planeringsprocess.

#

Excel är ett fantastiskt verktyg på många sätt. Flexibelt, kraftfullt och relativt användarvänligt om man som användare har nödvändig kunskap. Få planeringsverktyg kan mäta sig med Excels styrkor i form av beräkningar och flexibilitet. Så varför lämpar sig då inte Excel för allt budget-, prognos- och planeringsarbete?

Så snart det är fler än ett fåtal antal individer involverade i processen uppstår problem och utmaningar i en Excelprocess. Excel är inget kollaborativt verktyg som ska hantera många involverade. Det innehåller inget workflow, det finns ingen tillräckligt bra versionshantering eller rutin för attestering. Och det är så gott som omöjligt att felsöka när komplexiteten är för stor.

Dessutom är det ofta personberoende för att företagets Excelguru har snickrat ihop hela processen själv. Vilket märks den dagen han eller hon lämnar verksamheten och någon annan ska ta över processen.

Men för det mindre bolaget utan en komplex eller affärskritisk planeringsprocess är Excel ett bra verktyg. Men den dagen det blir fler användare och komplexiteten ökar vinner ni på att hitta ett mer modernt och integrerat systemstöd som automatiserar och effektiviserar er process.  

#

Svaret varierar beroende på er situation.

  • När den externa datan som krävs för budget- och prognosarbetet finns i många olika försystem.
  • När ett flertal individer ska vara involverade i planeringsarbetet.
  • När komplexiteten börjar tillta och förvaltningen av Excelmallarna blir tidskrävande.
  • När ni som verksamhet har höga tillväxtambitioner som kräver snabba beslut och förändringar och därmed ständigt uppdaterade planer och en löpande framåtblick.
  • När du som controller lägger all din tid på förberedelser och konsolidering och minimalt med tid på analys av budgeten.

Budget, prognos och planeringsarbete ska vara en värdeskapande aktivitet. Ett arbete som får verksamheten med medarbetare, enheter och processer att samarbeta och dra åt samma håll för att utveckla företaget i enlighet med de målsättningar som finns.

Excel är ofta ett hinder för att delegera ansvaret och få ett högt ägandeskap över det genomförda arbetet. Med ett modernt systemstöd:

  • Minskar administrationen
  • Automatiseras förberedelsearbetet och konsolideringsarbetet
  • Ökar möjligheten till ett delegerat ansvar med högt ägandeskap
  • Ökar möjligheten för Finance och Business Control att stödja verksamheten i arbetet och lägga mer tid på värdeskapande analys och verksamhetsstyrning.
#

Om ni är ett mindre bolag med en flack tillväxtkurva och/eller ett fåtal individer med en eller ett fåtal enkla planeringsprocesser räcker ofta Excel.

Om ni som verksamhet saknar en övergripande bild om hur er planeringsprocess ska se ut är det en anledning till att avvakta en investering i ett systemstöd för budget, prognos och planering. Vi rekommenderar att åtminstone påbörja detta arbete innan ni investerar i en plattform som ska stödja er i denna process. Något som, förvisso, Planacypartners har en hög kompetens inom och gärna stödjer er som kund med.   

#

Vid en budget- och prognosprocess i Excel och i många andra planeringsverktyg lägger ekonomifunktionen en stor del av sin tid på repetitiva och manuella arbetsuppgifter som att förbereda mallar, samla in data och verifiera att data är korrekt. Med Planacy minskar de arbetsmomenten och det blir mer tid över till analys och att öka budgetens kvalitet.

Controllers får exempelvis mer tid över till att skapa värde för företaget - att agera business partner och stödja verksamhet och organisation med analyser och sin ekonomiska kunskap.  

En planeringsplattform minimerar även felaktigheter i budget- och prognosprocessen. Både för användaren och för den som förbereder budget- och prognosrundan.

#

* Utvecklat av ett konsultbolag och inte ett produkt- eller mjukvarubolag.

Det finns många IT-konsultbolag som har ett egenutvecklat verktyg eller system för budget och prognos. Skälen till det är många. Att det tidigare saknades kompetenta verktyg på området är ett av dem. Att man arbetade med närliggande processer hos sina kunder och såg en möjlighet att bredda sin affär är en annan.

Vad ni ska tänka på vid en investering av ett hemmasnickrat systemstöd för budget- och prognos är att konsultbolaget har ett syfte med sitt utvecklade system som väger tyngre än övriga: Att erbjuda ett verktyg som får konsultaffären att växa.

Det finns en väsentlig skillnad mellan att driva utvecklingen av en mjukvaruprodukt och att driva en konsultaffär. I ett IT-konsultbolag vars primära syfte är att leverera konsulttjänster kommer alltid konsultaffären prioriteras högre än ej betald R&D. Det innebär att få konsultbolag, som har sitt eget hemmasnickrade systemstöd, fokuserar eller lägger tillräckligt med resurser på att utveckla ett effektivt och förvaltningsbart system. För ett konsultbolag är det snarare positivt om implementationen tar 10 timmar längre än att lägga 200 timmar ytterligare på R&D.

För ett produktbolag, som till 100 % fokuserar på att utveckla produkten, ligger hela skalbarheten och tillväxtmöjligheten i att utveckla en produkt som kräver så lite implementation och förvaltning som möjligt. Att partners som implementerar och kundanpassar lösningen har möjlighet att konfigurera systemet enkelt och effektivt och med minimal förvaltning. Anledningen varför är för att de snabbt ska kunna leverera värde åt sina kunder och därmed ha möjlighet att erbjuda systemet till fler och fler kunder.

För Planacy finns det därför inget egenvärde i att skapa konsulttimmar. För oss handlar det om att vi och våra partners med vårt systemstöd kan leverera så mycket värde som möjligt till så många kunder som möjligt. Vi är övertygade om att det är rätt fokus för att skapa konkret kundvärde.

#

Alla är inte bra på allt. Ett CPM-system ska vara bäst på såväl uppföljning och analys som på budget, prognos och operativ planering. Något få, för att inte säga alla av de nuvarande CPM-systemen, har svårt att leva upp till.

På marknaden finns innovativa plattformar som till 100 % fokuserar på uppföljning och analys, så som Microsoft Power BI®, Qlik® och Tableau®. Deras fokus på att skapa de bästa Business Intelligence & Analytics plattformarna har gjort dem marknadsledande med oslagbar funktionalitet. Kraftfull funktionalitet för uppföljning, rapportering och analys som CPM-system inte kan mäta sig med.

Av ovan skäl, har Planacy valt en strategi som till 100 % fokuserar på finansiell och operativ planering. Att med vårt fokus utveckla en innovativ och kraftfull planeringsplattform med funktionalitet som CPM-systemen inte kan konkurrera med. Med en unik databas och konfigurerbarhet, sömlösa integrationer till de marknadsledande Business Intelligence systemen (för såväl datamodell som analys) har vi även lyckats skapa en sammanhängande lösning. På så vis kan vi erbjuda det bästa från två världar.

När CPM-systemen måste utveckla och underhålla båda dessa delar av produkten fokuserar Planacy på att vara best-of-breed – för att leverera ett oslagbart kundvärde.

#

Har ni ett modernt Business Intelligence har ni investerat i en plattform med kraftfull funktionalitet som stödjer er i ert uppföljnings- och analysarbete. Ni har byggt upp en datamodell med relevant data och en dimensionell struktur med de viktigaste nyckeltalen och analysobjekten för er verksamhet. Varför inte nyttja denna investering för ert budget- och prognosarbete?

Genom att integrera er planeringsprocess med er uppföljning och analys och BI-plattform nyttjar ni redan gjord investering genom att återanvända datamodell och analysapplikationer. Ni får en plattform för budget, prognos och planering som speglar er BI-plattform och därmed ger er en sammanhängande lösning. Dessutom minskar implementationstiden för att anpassa plattformen efter er verksamhet samtidigt som förvaltningen blir smidigare när ni i framtiden bara behöver underhålla en datamodell.

#

Nej, ni måste inte ha ett BI (Business Intelligence) för att Planacy ska fungera.

Planacy är ett fristående planeringssystem som fungerar oavsett vilket försystem ni har. Data hämtas från ert affärssystem eller annat försystem och skickas tillbaka till samma system. Analysen av budget-, prognos- och planeringsarbetet utförs sen i samma verktyg som ni använder idag. Exempelvis Cognos, Visma eller Excel.

Vår övertygelse är däremot att alla företag bör ha ett BI light för att få ut maximal nytta och värde av sin planeringsprocess och plattform. Planacy kan integreras med moderna BI som QlikView, Qlik Sense, Tableau eller Power BI. Det ger ett fullständigt och sömlöst system för planering och uppföljning. Det är däremot inget krav för att Planacy ska fungera bra men det ger ett stort mervärde i budget- och prognosarbetet. Det går alltid att lägga till ett BI i efterhand.

Läs mer om vilka fördelar det finns med att integrera Planacy med ett modernt BI som Power BI, Qlik eller Tableau.

#

Det talas ofta om det repetitiva, manuella och tidskrävande arbetet med datainsamling och manuella avstämningar som Excel och mindre moderna systemstöd medför. Genom att främst minska tiden det tar att samla in, säkerställa och rätta data innan budget- eller prognosrundan startar kan ni korta ner tiden det tar att förbereda en budgetrunda.

Med en modern och integrerad planeringsplattform är data verifierad och korrekt så att ni tryggt kan starta en ny budget- och prognosrunda på bara några minuter. På så vis sparar du som controller och CFO tid som istället kan användas till att vara en delaktig business partner och stödja verksamheten med din kunskap – många företag kan vittna om tidsvinsten, den högre affärsförståelsen och ökade affärsnyttan som moderna systemstöd ger.  

#

Planacy möjliggör en delegering av budget-, prognos och planeringsarbetet. Det görs genom ett kraftfullt workflow-stöd och ett enkelt input-format för personer med budget- och planeringsansvar som exempelvis avdelningschefer, projektledare och säljansvariga.

Med ett intuitivt och logiskt användargränssnitt blir det enkelt för användaren att förstå hur processen fungerar. Genom att komplettera processen med drivare som verksamheten känner till väl blir planeringsarbetet mer lättförståeligt. Verksamheten kan enklare förstå samband och planera sin verksamhet. Dessutom upplever många medarbetare ett större ägarskap till den lagda budgeten eller prognosen.

Controllers och CFO ansvarar för de övergripande delarna av planeringsarbetet och ägnar på så sätt istället tid åt att stödja verksamheten, analysera budgeten och prognosen samt med att attestera de olika delarna.

#

Att delegera ansvaret för inputen i det finansiella planeringsarbetet till verksamheten där insikterna är som störst ökar inte bara kvaliteten på arbetet. Det leder också till att de som bidrar till planeringsarbetet känner ett ökat ägandeskap för den finansiella planen som man kommer överens om.

För att göra detta möjligt krävs att processen är enkel för verksamheten att förstå och att det är enkelt för verksamheten (som ofta saknar redovisningskompetens) att bidra med input. För att uppnå detta måste man överge kontobaserad budgetering i så stor utsträckning som möjligt och använda sig av drivarbaserade element. Detta för att tydliggöra vad som driver intäkter och vad som driver kostnader och hur de med ansvar i verksamheten kan påverka sin budget.

Med ett modernt och användarvänligt systemstöd med kundanpassade inmatningsmallar och budgetdrivare baserade på er affärslogik, ökar möjligheten för er att uppnå ett högt ägandeskap i verksamheten.

#

En budget är en finansiell plan för det kommande året. Den går i linje med den strategiska planen och de strategiskt uppsatta målen.  En budget läggs en gång om året och verksamheten följs löpande upp mot budgeten. Inte bara med utfall utan även med prognoser.

En prognos används för att prognostisera hur verkligheten ser ut just nu och framåt. Den är baserad på kända faktorer. Prognosen används också för att identifiera eventuella gap mellan budgeten och verkligheten framåt och för att ha möjligheten att agera på dem.  

Vår partner Millnet BI har skrivit en informativ artikel som förklarar skillnaden på djupet. Läs den artikeln här.

#

Ja, Planacy stödjer rullande prognos.

I Planacy kan ni arbeta med finansiell och operativ planering på flera sätt. Ni kan göra det löpande med rullande månader, kvartal, tertial eller halvår – arbeta enligt den princip som ni föredrar.

Planacy stödjer även Ad-Hoc-planering. Det betyder att ni enkelt kan starta upp en ny prognosrunda när omvärlden eller förutsättningarna förändras.

Läs mer om rullande prognoser i Planacy.

#

I en allt mer snabbföränderlig värld med nya, snabba och disruptiva konkurrenter är det viktigt att ha koll på framtiden. Rullande prognoser ger er en kontinuerlig och uppdaterad framåtblick, med både finansiella möjligheter och konsekvenser.

Med en tydlig samt delegerad process får ni som verksamhet ett bättre beslutsunderlag över vilka aktiviteter som krävs för att svara på möjligheter och konsekvenser. Och därmed möjligheten att påverka prognosen och utvecklingen i rätt riktning.

Planacy är utvecklat utefter ledstjärnan att förenkla det kollaborativa och kontinuerligt löpande arbetet med budget, prognos och planering. Läs mer om hur Planacy stödjer rullande prognoser.

#

En drivare är en händelse eller ett nyckeltal som påverkar företagets resultat och lönsamhet. Varje företag identifierar sina egna drivare som driver en förändring i resultat- och balansräkningen.  

För en bilåterförsäljare kan det exempelvis vara antalet sålda nybilar, begagnade bilar och servicekontrakt eller antalet anställda, sjukdagar och marknadsföringskampanjer. För ett bolag med internationell försäljning och inköp kan det exempelvis vara valutakurser.

En drivare är något som verksamheten känner till väl och som ofta styr företagets olika avdelningar.

Med en drivarbaserad budget och prognos planerar och budgeterar företaget på välkända begrepp  (drivare) som driver kostnader och intäkter till den kontobaserade resultaträkningen. Det gör det enklare för verksamheten att förstå processen och planera utifrån den. Arbetet med budgetering, prognostisering och planering blir enklare för medarbetarna.

En annan fördel med en drivarbaserad budget och prognos är att det stödjer och möjliggör ett mer proaktivt och löpande arbete med prognostisering. Vilket i sin tur leder till en bättre framåtblick.

#

En budgetdrivare är en händelse, aktivitet eller ett nyckeltal som påverkar företagets intäkter, kostnader och resultat. Varje verksamhet har sina unika drivare som driver en förändring i resultat- och balansräkningen. Det kan exempelvis vara timmar, antal besökare i butiken, snittordrar, kvitton, antalet anställda eller kunder.

För att identifiera era egna drivare (vilket inte alltid är självklart) bör ni börja med att gå baklänges från redovisningen och identifiera hur varje transaktion och aktivitet har en påverkan på det finansiella utfallet.

Exempelvis: Om 100 besökare innebär 10 affärer till ett snittvärde om X där 5 av dessa kunder även beställer en tilläggsprodukt med snittvärde Y har ni spårat en aktivitetskedja som leder till Z intäkter. Går ni djupare kanske ni även finner att av dessa 100 besökare som blir 10 affärer uppstår en reklamationskostnad om X. Och för att vinna 100 besökare behöver ni även lägga X kostnad på marknadsföring och ha Y antal anställda som kan ta hand om besökarna. Nu har ni påbörjat arbetet med att spåra en aktivitetskedja som leder till kostnaderna som krävs för att nå Z intäkter.  

#

Drivare i Planacy sker helt automatiskt och helt utan tidsfördröjning via definitioner i den underliggande SQL-databasen. När Planacy konfigureras definieras företagets drivare och hur inputs av användaren på ett ställe i en budgetmall ska påverka andra delar i samma mall eller andra budgetmallar.

En vanlig uppsättning med drivare är exempelvis att ni har en separat mall för att budgetera försäljning som sen automatiskt driver in värden på försäljningskonton i resultaträkningen. Eller personalrelaterade mallar som driver in värden på personalkonton. En drivare anpassas helt efter ditt företags process. För att det som är viktigt ska kunna drivas in i andra mallar.

#

En viktig aspekt är att det ska gå snabbt och enkelt att implementera systemstödet i organisationen. Men viktigast, systemet behöver vara anpassningsbart för just er verksamhet och era behov.

Ni har säkert många ytterligare krav och förväntningar på ett nytt systemstöd för budget-, prognos och planering. Ibland kan det vara svårt att veta exakt vilka krav som kan ställas och vad ett modernt systemstöd bör klara av.  Därför har vi tagit fram en enklare lathund där vi listar viktig funktionalitet som ni bör ha med på kravspecifikationen vid en utvärdering av ett nytt systemstöd för budget, prognos och planering. Denna lista är till hjälp oavsett om ni väljer Planacy eller ett konkurrerande systemstöd.

Lathund - välj rätt systemstöd för budget, prognos och planering

#

Planacy är en planeringsplattform för både operativ och finansiell planering.

Den absolut vanligaste processen är resultatbudgetering på konto- och kostnadsställenivå.  Oftast kompletterar kunden den med processer och mallar som driver in siffror i sin resultatbudget. Det kan exempelvis vara säljbudgetering, inköpsbudgetering, personal- och lönebudgetering, beläggningsplanering och projektbudgetering. Läs mer om de processer som Planacy stödjer.

Planacy behöver  inte generera en slutlig resultatbudget. Vissa kunder vill exempelvis ha en fristående operativ planeringsplattform för exempelvis beläggning, projekt, investeringar eller sälj för att operativt ha koll på den löpande framåtblicken för sin avdelning och verksamhet.

#

Ni utser en eller ett par administrativa systemanvändare. Oftast en eller ett par controllers. De lägger exempelvis till och administrerar användare, behörigheter, kostnadsställen, ansvar och förbereder rundor direkt i gränssnittet. På ett intuitivt sätt kan de också skapa processtöd för slutanvändaren samt hantera och göra förändringar i budgetmallar.  

#

Planacy är en webbaserad planeringsplattform som installeras on-premise eller i ert private cloud och integreras med affärssystemet och ett eventuellt DW eller BI.

Varken administratör eller användare behöver göra några inställningar på server eller på lokala maskiner. Allt sköts genom gränssnittet i webbläsaren. 

#

Många använder Excel för att det upplevs som billigt. Det ingår i Officepaketet som de flesta redan har installerat på sina datorer. I andra ändan finns system som är dyra och som tar lång tid att implementera. Ofta ökar konsultberoendet och i många fall går systemet inte att anpassa utifrån verksamhetens behov och förändringar.

Vi kan bara svara på vad Planacy kostar. Till skillnad från våra konkurrenter är vi fullt transparenta med vår pris- och licensmodell.  Gå till Planacys pris- och licensmodell och få ett licenspris presenterat direkt på skärmen.

Planacy Pris & Licensmodell

#

Ni är varmt välkomna att kontakta oss eller boka ett möte med en av våra Planacy-experter. Prenumerera också gärna på vårt nyhetsbrev och följ oss på LinkedIn. Nyhetsbrevet innehåller exempelvis kundcase, intressanta filmer, rapporter och produktnyheter. På LinkedIn delar vi nyheter om vår plattform, kunder samt budget och prognos generellt.  Välkommen att  prenumerera och följ.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev…

En planeringsplattform anpassningsbar utefter er verksamhet och era behov

Planacy är en modern planeringsplattform som förenklar arbetet med budget, prognos och planering. Det är en flexibel plattform som är utvecklad för att vara anpassningsbar för många verksamheters olika typer av behov och komplexitet. Alla företag har sin struktur, sina arbetsmetoder och sina processer varför Planacyplattformen med flexibla och anpassningsbara moduler för olika processer snabbt kan anpassas och implementeras för att passa varje enskild kund.

Vill ni veta mer om hur Planacy kan förenkla och skapa värde för er? Boka ett webbmöte eller fysiskt möte med en Planacy-expert redan idag.