Hoe weet u wanneer het tijd is om Excel te verlaten?

7 tips voor wanneer het tijd is om Excel te verlaten

Hoe weet u wanneer het tijd is om Excel te verlaten? Natuurlijk varieert het antwoord afhankelijk van uw specifieke omstandigheden, maar u vindt hieronder 7 situaties die aangeven wanneer het tijd is om uw oplossing te upgraden:

1. U heeft externe gegevens in veel verschillende pre-systemen

Er is veel handmatig werk nodig wanneer uw prognoseproces afhankelijk is van externe gegevens die in Excel moeten worden verzameld en samengesteld. Hoe meer pre-systemen u heeft, hoe meer handmatig werk er nodig is.

2. Er zijn veel mensen bij betrokken

Er ontstaan meestal veel problemen en uitdagingen wanneer er meerdere personen bij het planningsproces betrokken zijn, omdat Excel geen samenwerkingstool is en geen op rollen gebaseerde beveiliging heeft.

3. De complexiteit neemt toe

Naarmate de complexiteit van uw bedrijfslogica toeneemt en de connecties tussen bepalende factoren ingewikkeld worden, wordt Excel als planningstool meestal beperkend. Excel bevat geen workflow, het versiebeheer is niet goed genoeg, er is geen routine voor het attesteren en het is ook vrijwel onmogelijk om problemen op te lossen wanneer de complexiteit te groot is.

4. U heeft hoge groei-ambities

Heeft u als bedrijf hoge groei-ambities die snelle beslissingen en veranderingen, voortdurend bijgewerkte plannen en een continue kijk op de zaken vereisen? Met een modern systeem voor financiële planning krijgt u een aanzienlijk hoger automatiseringsniveau dan in Excel en kunt u eenvoudig nieuwe prognosevoorstellen maken met één druk op de knop.

5. U heeft te weinig tijd voor analyse

Als uw financiële afdeling al hun tijd besteedt aan repetitieve opdrachten zoals voorbereidingen en consolidatie en te weinig tijd over heeft voor het analyseren van het budget, is het misschien tijd om een andere oplossing te overwegen.

6. U wilt het begrip en de eigen verantwoordelijkheid vergroten

Als u het eigendom van de financiële doelstellingen en prognoses wilt vergroten, moet u ook op basis van bepalende factoren werken. U moet werken met een interface die gemakkelijk te begrijpen is voor de rest van uw bedrijf. Meestal ervaren gebruikers Excel als moeilijk, omdat er geen duidelijke kijk is op wat de inkomsten en kosten stimuleert.

7. U wilt vaker en gegevensgestuurd werken

Als u de frequentie van uw budgettering en prognoses wilt verhogen, moet u de handmatige arbeid minimaliseren. Een speciaal systeem voor financiële planning met een hoge mate van automatisering kan uw werk aanzienlijk vereenvoudigen, terwijl het voor de rest van uw bedrijf gemakkelijker wordt om bij te dragen met kwalitatieve input.

Voor welke bedrijven is Excel geschikt?

Excel werkt vaak prima voor kleinere bedrijven met een enigszins vlakke groeicurve, met een paar eenvoudige processen of weinig werknemers die bij het proces betrokken zijn, zolang u over de nodige kennis beschikt om de juiste Excel-processen op te bouwen die uw bedrijf ondersteunen. Maar wanneer uw bedrijf groeit, de complexiteit toeneemt en er meer gebruikers bij betrokken zijn, is het belangrijk om uw planningsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen, zodat u niet het risico loopt de financiële afdeling met werk te overweldigen.

Zelfs kleinere bedrijven zonder complexe of bedrijfskritische planningsprocessen kunnen echter problemen ondervinden in Excel wanneer de markt verandert en u uw prognoses snel moet bijwerken, zoals in de afgelopen jaren met de pandemie, oorlog en inflatie. In tijden als deze is het van grote waarde om een speciaal financieel planningssysteem te gebruiken dat u snel, gemakkelijk en efficiënt een bijgewerkte financiële kijk op de toekomst kan geven.

Naast kleinere bedrijven kunnen bedrijven die geen algemeen beeld hebben van hoe ze willen dat hun planningsproces in de toekomst werkt of zich ontwikkelt, wachten met investeren in een financieel planningssysteem. Voor deze bedrijven raden we u aan om ten minste met dit denkproces te beginnen voordat u in een planningsplatform investeert.

Financiële planning zoals het zou moeten zijn

 
Met een modern systeem voor financiële planning kunt u grote delen van de handmatige arbeid automatiseren. Door dit te doen, krijgt u meer tijd voor meer waarde creërend werk, naast een gelukkigere financiële afdeling die geen overuren hoeft te maken. Een geavanceerder systeem kan een toenemende hoeveelheid gegevens verwerken en tegelijkertijd een soepele en samenwerkende omgeving voor alle betrokkenen mogelijk maken. Dit leidt tot hogere precisie, verhoogde efficiëntie in het planningsproces en snellere besluitvorming. Naarmate het bedrijf groeit en zich ontwikkelt, is het dus belangrijk om te overwegen om te investeren in de tools die de ontwikkeling van uw bedrijf het beste ondersteunen en stimuleren.

Planacy versus Excel

In tegenstelling tot Excel kan Planacy verbinding maken en integreren met alle benodigde pre-systemen en datawarehouses om u een naadloze en complete oplossing te bieden met automatisch bijgewerkte structuren en resultaatgegevens. U kunt werken met op rollen gebaseerde beveiliging en eenvoudig regels instellen voor wat de gebruikers kunnen zien, wanneer ze het kunnen zien, en wat elke gebruiker mag doen. Dit maakt het gemakkelijker voor u om te decentraliseren en input te verzamelen van de afdelingen met de meeste inzichten. Verhoog de betrokkenheid en het eigendom met behoud van gegevensbeveiliging. U kunt ook privé werken met het budgetproces als u bijvoorbeeld gevoelige wat-als-scenario's wilt maken.

Tip read our article: Planacy vs Excel

Integreer Planacy met Excel

Ondanks dat dit artikel enkele nadelen van Excel onderstreept, menen we het echt als we zeggen dat we van Excel houden. Daarom hebben we specifieke add-in-toepassingen voor zowel Excel als Google Sheets gebouwd. U krijgt een planningsplatform dat uw werkproces stroomlijnt en tegelijkertijd de handmatige arbeid en de risico's die gepaard gaan met budgettering en prognoses in spreadsheets vermindert. Met onze add-in-toepassingen kunt u snel gegevens uit Planacy extraheren naar zowel Excel als Google Sheets. U kunt uw prognoses maken in Planacy en het Office-pakket of Google Workspace gebruiken voor soepele en efficiënte rapportage en ad-hocanalyse. Lees hier meer over onze add-in-toepassingen

Als u nieuwsgierig bent naar hoe een planningsplatform uw budget-, prognose- en planningsprocessen kan vereenvoudigen, kunt u een demo boeken bij een van onze planningsexperts.

Book a demo