We houden van Excel. Het is in veel opzichten een krachtige tool: flexibel, krachtig en relatief gebruiksvriendelijk, als u over de nodige kennis beschikt. Weinig planningstools kunnen zich met de sterke punten van Excel op het gebied van berekeningen en flexibiliteit meten. Maar het is duidelijk niet geschikt voor alle budgetterings-, prognose- en planningsprocessen. Hier zijn 7 tekenen dat het tijd is om Excel te verlaten!
Hoe weet u wanneer het tijd is om Excel te verlaten? Natuurlijk varieert het antwoord afhankelijk van uw specifieke omstandigheden, maar u vindt hieronder 7 situaties die aangeven wanneer het tijd is om uw oplossing te upgraden:
Er is veel handmatig werk nodig wanneer uw prognoseproces afhankelijk is van externe gegevens die in Excel moeten worden verzameld en samengesteld. Hoe meer pre-systemen u heeft, hoe meer handmatig werk er nodig is.
Er ontstaan meestal veel problemen en uitdagingen wanneer er meerdere personen bij het planningsproces betrokken zijn, omdat Excel geen samenwerkingstool is en geen op rollen gebaseerde beveiliging heeft.
Naarmate de complexiteit van uw bedrijfslogica toeneemt en de connecties tussen bepalende factoren ingewikkeld worden, wordt Excel als planningstool meestal beperkend. Excel bevat geen workflow, het versiebeheer is niet goed genoeg, er is geen routine voor het attesteren en het is ook vrijwel onmogelijk om problemen op te lossen wanneer de complexiteit te groot is.
Heeft u als bedrijf hoge groei-ambities die snelle beslissingen en veranderingen, voortdurend bijgewerkte plannen en een continue kijk op de zaken vereisen? Met een modern systeem voor financiële planning krijgt u een aanzienlijk hoger automatiseringsniveau dan in Excel en kunt u eenvoudig nieuwe prognosevoorstellen maken met één druk op de knop.
Als uw financiële afdeling al hun tijd besteedt aan repetitieve opdrachten zoals voorbereidingen en consolidatie en te weinig tijd over heeft voor het analyseren van het budget, is het misschien tijd om een andere oplossing te overwegen.
Als u het eigendom van de financiële doelstellingen en prognoses wilt vergroten, moet u ook op basis van bepalende factoren werken. U moet werken met een interface die gemakkelijk te begrijpen is voor de rest van uw bedrijf. Meestal ervaren gebruikers Excel als moeilijk, omdat er geen duidelijke kijk is op wat de inkomsten en kosten stimuleert.
Als u de frequentie van uw budgettering en prognoses wilt verhogen, moet u de handmatige arbeid minimaliseren. Een speciaal systeem voor financiële planning met een hoge mate van automatisering kan uw werk aanzienlijk vereenvoudigen, terwijl het voor de rest van uw bedrijf gemakkelijker wordt om bij te dragen met kwalitatieve input.
Excel werkt vaak prima voor kleinere bedrijven met een enigszins vlakke groeicurve, met een paar eenvoudige processen of weinig werknemers die bij het proces betrokken zijn, zolang u over de nodige kennis beschikt om de juiste Excel-processen op te bouwen die uw bedrijf ondersteunen. Maar wanneer uw bedrijf groeit, de complexiteit toeneemt en er meer gebruikers bij betrokken zijn, is het belangrijk om uw planningsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen, zodat u niet het risico loopt de financiële afdeling met werk te overweldigen.
Zelfs kleinere bedrijven zonder complexe of bedrijfskritische planningsprocessen kunnen echter problemen ondervinden in Excel wanneer de markt verandert en u uw prognoses snel moet bijwerken, zoals in de afgelopen jaren met de pandemie, oorlog en inflatie. In tijden als deze is het van grote waarde om een speciaal financieel planningssysteem te gebruiken dat u snel, gemakkelijk en efficiënt een bijgewerkte financiële kijk op de toekomst kan geven.
Naast kleinere bedrijven kunnen bedrijven die geen algemeen beeld hebben van hoe ze willen dat hun planningsproces in de toekomst werkt of zich ontwikkelt, wachten met investeren in een financieel planningssysteem. Voor deze bedrijven raden we u aan om ten minste met dit denkproces te beginnen voordat u in een planningsplatform investeert.
Met een modern systeem voor financiële planning kunt u grote delen van de handmatige arbeid automatiseren. Door dit te doen, krijgt u meer tijd voor meer waarde creërend werk, naast een gelukkigere financiële afdeling die geen overuren hoeft te maken. Een geavanceerder systeem kan een toenemende hoeveelheid gegevens verwerken en tegelijkertijd een soepele en samenwerkende omgeving voor alle betrokkenen mogelijk maken. Dit leidt tot hogere precisie, verhoogde efficiëntie in het planningsproces en snellere besluitvorming. Naarmate het bedrijf groeit en zich ontwikkelt, is het dus belangrijk om te overwegen om te investeren in de tools die de ontwikkeling van uw bedrijf het beste ondersteunen en stimuleren.
In tegenstelling tot Excel kan Planacy verbinding maken en integreren met alle benodigde pre-systemen en datawarehouses om u een naadloze en complete oplossing te bieden met automatisch bijgewerkte structuren en resultaatgegevens. U kunt werken met op rollen gebaseerde beveiliging en eenvoudig regels instellen voor wat de gebruikers kunnen zien, wanneer ze het kunnen zien, en wat elke gebruiker mag doen. Dit maakt het gemakkelijker voor u om te decentraliseren en input te verzamelen van de afdelingen met de meeste inzichten. Verhoog de betrokkenheid en het eigendom met behoud van gegevensbeveiliging. U kunt ook privé werken met het budgetproces als u bijvoorbeeld gevoelige wat-als-scenario's wilt maken.
Ondanks dat dit artikel enkele nadelen van Excel onderstreept, menen we het echt als we zeggen dat we van Excel houden. Daarom hebben we specifieke add-in-toepassingen voor zowel Excel als Google Sheets gebouwd. U krijgt een planningsplatform dat uw werkproces stroomlijnt en tegelijkertijd de handmatige arbeid en de risico's die gepaard gaan met budgettering en prognoses in spreadsheets vermindert. Met onze add-in-toepassingen kunt u snel gegevens uit Planacy extraheren naar zowel Excel als Google Sheets. U kunt uw prognoses maken in Planacy en het Office-pakket of Google Workspace gebruiken voor soepele en efficiënte rapportage en ad-hocanalyse. Lees hier meer over onze add-in-toepassingen
Als u nieuwsgierig bent naar hoe een planningsplatform uw budget-, prognose- en planningsprocessen kan vereenvoudigen, kunt u een demo boeken bij een van onze planningsexperts.
Het planningsplatform van Planacy kan volledig worden geïntegreerd met uw Business Intelligence-systeem en op maat worden gemaakt voor uw bedrijf.
