Hvordan vet du når det er på tide å forlate Excel?

7 tips for når det er på tide å forlate Excel

Hvordan vet du når det er på tide å forlate Excel? Selvfølgelig varierer svaret avhengig av dine spesifikke omstendigheter, men du finner 7 situasjoner nedenfor som indikerer når det er på tide å oppgradere løsningen din:

1. Du har ekstern data i mange forskjellige pre-systemer

Det kreves mye manuelt arbeid når prognoseprosessen din er avhengig av ekstern data som må samles inn og kompilieres i Excel. Jo flere pre-systemer du har, desto mer manuelt arbeid kreves.

2. Mange personer er involvert

Mange problemer og utfordringer oppstår vanligvis når flere personer er involvert i planleggingsprosessen, siden Excel ikke er et samarbeidende verktøy og ikke har rollebasert sikkerhet.

3. Kompleksiteten øker

Etter hvert som kompleksiteten i forretningslogikken øker og driver-forbindelsene blir kompliserte, har Excel som planleggingsverktøy en tendens til å bli begrensende. Excel inneholder ingen arbeidsflyt, versjonshåndteringen er ikke god nok, det finnes ingen rutine for attestasjon, og det er også praktisk talt umulig å feilsøke når kompleksiteten blir for stor.

4. Du har høye ambisjoner for vekst

Som virksomhet har du høye vekstambisjoner som krever raske beslutninger og endringer, stadig oppdaterte planer og et kontinuerlig utsyn? Med et moderne system for finansplanlegging får du et betydelig høyere nivå av automatisering enn i Excel, og du kan enkelt lage nye prognoseforslag med et tastetrykk.

5. Du har for lite tid til analyse

Hvis økonomiavdelingen din bruker all sin tid på repeterende oppgaver som forberedelser og konsolidering og har for lite tid igjen til å analysere budsjettet, kan det være på tide å vurdere en annen løsning.

6. Du vil øke forståelse og accountability

Hvis du trenger å øke accountability for de økonomiske målene og prognosene, må du også jobbe driver-basert. Du må jobbe med et grensesnitt som er lett for resten av virksomheten å forstå. Vanligvis oppfatter brukere Excel som vanskelig siden det ikke finnes noe klart utsyn over hva som driver inntekter og kostnader.

7. Du vil jobbe mer hyppig og datadrevet

Hvis du ønsker å øke hyppigheten av budsjettering og prognostisering, må du minimere det manuelle arbeidet. Et dedikert system for finansplanlegging med høy grad av automatisering kan i stor grad forenkle arbeidet ditt, samtidig som det blir lettere for resten av virksomheten å bidra med kvalitativ input.

Hvilke selskaper er Excel egnet for?

Excel fungerer ofte bra for mindre selskaper med en forholdsvis flat vekstkurve, med noen få enkle prosesser eller få ansatte involvert i prosessen – så lenge du har den nødvendige kunnskapen for å bygge riktige Excel-prosesser som støtter virksomheten din. Men når selskapet ditt vokser, øker kompleksiteten og flere brukere er involvert, er det viktig å automatisere og effektivisere planleggingsprosessene dine, slik at du ikke risikerer å drukne økonomiavdelingen i arbeid.

Selv mindre selskaper uten komplekse eller forretningskritiske planleggingsprosesser kan støte på problemer i Excel når markedet endrer seg og du raskt må oppdatere prognosene dine – slik det har vært de siste årene med pandemien, krig og inflasjon. I slike tider er det svært verdifullt å bruke et dedikert økonomisk planleggingssystem som raskt, enkelt og effektivt kan gi deg en oppdatert økonomisk utsikt for fremtiden.

I tillegg til mindre selskaper kan virksomheter som mangler et helhetsbilde av hvordan de ønsker at planleggingsprosessen skal fungere eller utvikle seg fremover, vente med å investere i et økonomisk planleggingssystem. For disse virksomhetene anbefaler vi at de i det minste begynner denne tankeprosessen før de investerer i en planleggingsplattform.

Finansiell planlegging slik den skal være

 
Med et moderne system for finansiell planlegging kan du automatisere store deler av det manuelle arbeidet. På den måten får du mer tid til verdiskapende arbeid – i tillegg til en gladere økonomiavdeling som slipper å jobbe overtid. Et mer avansert system kan håndtere en økende mengde data samtidig som det muliggjør et smidig og samarbeidende miljø for alle involverte. Dette fører til høyere presisjon, økt effektivitet i planleggingsprosessen og raskere beslutningstaking. Så etter hvert som selskapet vokser og utvikler seg, er det viktig å vurdere å investere i de verktøyene som best støtter og driver forretningens utvikling.

Planacy vs. Excel

I motsetning til Excel kan Planacy koble til og integrere med alle nødvendige pre-systemer og datalager for å gi deg en sømløs og komplett løsning med automatisk oppdaterte strukturer og resultatdata. Du kan jobbe med rollebassert sikkerhet og enkelt sette opp regler for hva brukerne kan se, når de kan se det, samt hva hver bruker har lov til å gjøre. Dette gjør det enklere for deg å desentralisere og samle innspill fra avdelingene med mest innsikt – øk engasjement og accountability samtidig som du opprettholder datasikkerhet. Du kan også arbeide privat med budsjettprosessen dersom du for eksempel ønsker å lage sensitive «hva om»-scenarier.

Tips les vår artikkel: Planacy vs Excel

Integrer Planacy med Excel

Selv om denne artikkelen påpeker noen av Excels feil, mener vi virkelig at vi elsker Excel. Derfor har vi bygget spesifikke tillegg for både Excel og Google Sheets. Du får en planleggingsplattform som effektiviserer arbeidsprosessen din og samtidig reduserer det manuelle arbeidet og risikoen som følger med budsjettering og prognoser i regneark. Med våre tillegg kan du raskt hente ut data fra Planacy til både Excel og Google Sheets. Du kan lage prognosene dine i Planacy og bruke Office-pakken eller Google Workspace til smidig og effektiv rapportering og ad-hoc-analyse.

Hvis du er nysgjerrig på hvordan en planleggingsplattform kan forenkle budsjett-, prognose- og planleggingsprosessene dine, er du velkommen til å booke en demo med en av våre planleggingseksperter.

Bestill demo