Trinnvis veiledning for vellykket implementering

Å forlate Excel til et mer moderne system har aldri vært enklere

I vår årlige studie, The State of Corporate Financial Planning, viste det seg at omtrent en tredjedel av selskapene har investert i et budsjetterings og prognosesystem. De fleste av de andre selskapene jobber fortsatt med Excel-modeller (eller andre datablader) for å administrere og håndtere sine økonomiske prognoseprosesser. Dette er noe som ofte fører til flere begrensninger. Studien viser at selskaper som har investert i et system og jobber driverbasert med sine økonomiske budsjett- og prognoseprosesser opplever et høyere nivå av engasjement og accountability i organisasjonen. Disse organisasjonene opplever også en bedre kvalitet på sine prognoser.

Med så mange åpenbare fordeler – hvorfor investerer ikke alle selskaper i et moderne system for budsjett og prognose? I dag har vi nærmere 150 kunder, og i løpet av de siste årene har vi møtt og hatt diskusjoner med mer enn 1000 mellomstore til store selskaper. Fra denne erfaringen har vi sett at de 3 vanligste grunnene til dette spørsmålet er:

1. Investeringsbeslutningen oppleves som mye større enn den trenger å være

Selskaper antar ofte at de trenger et stort IT-prosjekt for å implementere et nytt økonomisk planleggingssystem. Dette kan ha vært sant tidligere, men med moderne, skybaserte SaaS-løsninger kan de fleste selskaper vi møter komme i gang med en ny løsning på mindre enn to måneder.

2. Organisasjoner prøver å løse alt samtidig

I stedet for å prøve å løse de mest kritiske prosessene og problemene, har mange selskaper en tendens til å prøve å løse alle problemer på en gang. Dette er sjelden en vellykket strategi, da det gjør implementeringen både tregere og dyrere enn nødvendig. En løsning av denne typen blir heller sjelden verdsatt av resten av organisasjonen, siden løsningen ofte er vanskelig å få oversikt over og derfor vanskelig å forstå.

3. Det er for mye som må gjøres, og du har ikke "tid" til å prioritere fremtidsrettede aktiviteter

Det følgende klassiske bildet kan oppsummere denne måte å tenke på. Så mye tid brukes på budsjett- og prognosearbeid at det ikke er noe tid til å utfordre og utvikle prosessene – og det er spesielt ikke tid til å systematisere og automatisere disse prosessene.

De selskapene som prøver å utvikle prosessene og metodene sine kontinuerlig er også de selskapene som opplever at de får mest verdi ut av det finansielle prognosearbeidet sitt. Disse selskapene anser ikke finansiell planlegging som en oppgave som bare må gjennomføres, og jobber derfor kontinuerlig med å automatisere store deler av arbeidet for å muliggjøre mer verdiskapende og hyppigere arbeid. Denne optimaliseringen gjør det mulig å alltid ha en kvalitativ og oppdatert finansiell prognose som kan være et mer strategisk beslutningsverktøy.

Så, hvordan overfører du prosessene dine til et datadrevet system?

Hvis vi fokuserer på et datadrevet system for økonomisk planlegging, kan svaret selvfølgelig avhenge av selskapet ditt. Likevel finnes det flere fellestrekk:

1. Identifiser ditt primære mål

Hva er målet ditt? Ønsker du å redusere tiden brukt på økonomisk planlegging? Vil du begrense hodebryet og overtiden som er nødvendig for å administrere og sette sammen et budsjett? Ønsker du å øke frekvensen og raskt lage nye prognoser? Vil du øke engasjement og accountability i virksomheten? Eller er det en kombinasjon av alle disse faktorene? Et klart mål er avgjørende både for å kunne identifisere riktig leverandør, men også for å skape best mulig forutsetninger for et vellykket prosjekt.

2. Fokuser på problemet

Prøv å fokusere på det virkelige problemet. Ikke la alle liste opp ønskelister; ikke ansett ekstern hjelp for å fullføre en forstudie. Dette vil raskt bli et kostbart og utopisk produkt som er vanskelig å omsette til virkelighet. Dere er de som kjenner virksomheten best. Dere har de beste forutsetningene for å lykkes hvis dere gjør det nødvendige arbeidet. Hvis du har identifisert målet og tatt accountability for problemet, vil du raskt kunne søke etter et nødvendig utvalg av veletablerte systemer.

3. Ikke prøv å løse alle problemer på en gang

Økonomistyring er ikke statisk; derfor vil det aldri være fullført. Verden og forutsetningene endres raskere, og det er derfor avgjørende at du har muligheten til å komme i gang så snart som mulig. Etter det kan du optimalisere prosessen og systemet etter hvordan verden endrer seg. Moderne skyløsninger kan endres av deg selv eller for en liten avgift, noe som betyr at du får en løsning som kan utvikle seg sammen med deg.

4. Sett av nødvendig tid og start arbeidet

Å investere i et system som er tilpasset dine prosesser og din logikk krever at du setter av tid, men det er ikke som før i tiden. I stedet for å fortsette å bruke en fram-og-tilbake-metode på en defekt Excel-prosess, er det langt mindre smertefullt å rive av plasteret raskt. Å sette av et par timer i uken i en eller to måneder for å begynne å bruke din tilpassede løsning er ofte nok. Hvis du setter av nødvendig tid i dag, vil du optimalisere og systematisere prosessen din og dermed redusere administrasjonstiden i fremtiden. Samtidig, og kanskje viktigst av alt, optimaliserer du også verdien av din økonomiske planlegging.

Hva får du ut av det?

Hva selskapet ditt har å vinne ved å investere i et system avhenger av dine mål. For de fleste selskaper som investerer i et moderne system for datadrevet arbeid, vil implementeringen føre til følgende:

• Redusert hodebry og overtid i selskapet
• Bedre forutsetninger for å jobbe driver-basert, noe som fører til bedre kvalitet på arbeidet
• Inntekts-, kostnads-, resultat- og kontantstrømsprosesser blir mer transparente i virksomheten.
• Økt engasjement og accountability over selskapets økonomiske mål og prognoser
• Bedre forutsetninger for å jobbe mer hyppig med prognosene og dermed skape en situasjon der du kontinuerlig har oversikt over den økonomiske prognosen
• Flyttet fokus fra å lage en prognose til å drive diskusjon og endring, optimalisere virksomheten.

Mange selskaper ønsker å jobbe datadrevet, men langt fra alle lykkes. Dette skyldes ofte at de sitter fast i gamle mønstre og gjør problemer mer omfattende enn nødvendig. De fleste mellomstore selskaper kan komme i gang med å jobbe mer effektivt og datadrevet med sin økonomiske planlegging på to måneder eller mindre. Alt du trenger er å starte prosessen. Og jo tidligere du begynner, jo mer tid får du i fremtiden.

Ønsker du å snakke med en av våre erfarne planleggingseksperter og lære mer om hvordan du får en vellykket implementering fra Excel til et mer datadrevet system? Bestill en demo eller send meg en e-post, så inviterer jeg deg til en samtale.