Werkt u met traditionele budgettering bij een groeiend bedrijf waar de financiële planningsprocessen steeds complexer worden? Dan heeft u waarschijnlijk nogal wat fouten in de processen opgemerkt. In dit artikel heb ik 10 eenvoudige sleutelfactoren samengevat voor hoe u een meer waarde toevoegend en continu planningsproces kunt creëren, dat betrokkenheid en een hoger niveau van eigenaarschap genereert.
Voordat ik bij Planacy begon, werkte ik als controller bij verschillende bedrijven en volgens de traditie werkten we altijd met Excel en maakten we een paar budget- en prognose-updates per jaar. Hoewel het budget noodzakelijk is om een duidelijk beeld te krijgen van de toekomst van het bedrijf, werd het door zowel mij als de rest van mijn collega's gezien als rigide, traag en ongelooflijk tijdrovend, maar dat hoeft niet zo te zijn. Het is heel gebruikelijk dat het budget als gecompliceerd wordt ervaren, daarom blijft de behoefte aan een meer bijgewerkte en continue prognose toenemen. Hieronder heb ik 10 belangrijke factoren opgesomd over hoe u uw financiële processen kunt verbeteren.
Alle werknemers met inzichten in het bedrijf moeten worden betrokken bij het budget en de prognose om een boeiend proces te creëren met een hoge mate van verantwoordelijkheid. Zoals u weet, hebben het financiële budget en de prognose invloed op alle onderdelen en aspecten van het bedrijf. Daarom is transparantie en voortdurende communicatie met alle betrokkenen van het grootste belang gedurende het hele proces. Zowel strategische als kortetermijndoelstellingen moeten zichtbaar worden gemaakt.
Een andere belangrijke factor van toenemende betrokkenheid is om gegevensgestuurd te werken met concepten, KPI's en dimensies die iedereen in het bedrijf kent. Op deze manier wordt het voor iedereen duidelijk wat de inkomsten en uitgaven stimuleert en welke impact het heeft op de resultaten van het bedrijf. Ook neemt de kwaliteit van de input en het eigenaarschap van de prognose toe wanneer wordt gekeken naar kerncijfers in plaats van boekhouding in de winst- en verliesrekening. Het is daarom belangrijk om wat tijd te besteden aan het identificeren van de belangrijkste bepalende factoren bij uw budget en op dat niveau input te leveren.
Zoals u allemaal weet, is het doel van een prognose om de financiële toekomst van het bedrijf te voorspellen. Goed uitgevoerde en betrouwbare prognoses met duidelijke kaders en doelen helpen u niet alleen om betere zakelijke beslissingen te nemen, maar helpen u ook om de impact van de beslissing te begrijpen. Met een consistent proces op basis van bepalende factoren kunt u uw werknemers meer inzicht geven in het bedrijf, waardoor ze giswerk en hypothetische veronderstellingen kunnen vermijden.
Als er daarentegen onduidelijkheid is over wat belangrijk is, wordt het moeilijk om een kwalitatief overzicht te krijgen van uw financiële toekomst. Dan bestaat het risico dat het budget politiek wordt, dus in plaats van een correct en realistisch budget te creëren, wordt een laag budget ingesteld, zodat u het gemakkelijk kunt overschrijden.
Stop met focussen op kalenderjaren. Zelfs als het bestuur een budget vereist, weerhoudt dit u er niet van om altijd 12, 15 of 18 maanden vooruit te kijken, of zelfs beter, een doorlopende prognose met dynamische lengte te maken. Op deze manier krijgt u altijd een voortdurend bijgewerkte kijk op de toekomst. U vermindert ook de moeite die nodig is voor elke nieuwe prognose of elk nieuw budget.
Lees meer over kansen (en problemen) met doorlopende prognose
Het budget behandelen als het juiste resultaat dat u moet behalen, is niet alleen remmend voor het bedrijf, maar direct contraproductief als u ernaar streeft zo succesvol mogelijk te zijn. De wereld om ons heen verandert steeds sneller, wat hoge eisen stelt aan bedrijven om flexibel te zijn en snel te kunnen handelen op basis van zo actueel en correct mogelijke gegevens.
Veel bedrijven nemen dit helemaal door en implementeren een continu en dynamisch planningsproces en doelbeheer op basis van het Beyond Budgeting-concept.
Lees meer over Beyond Budgeting – Continue en dynamische targeting
U kunt niet alles plannen, maar u kunt een idee of begrip hebben van wat het belangrijkste is. Door dit begrip voortdurend up-to-date te houden – rekening houdend met trends in de externe markt of interne verkoop- en leveringstrends – draagt u ertoe bij dat uw bedrijf betere inzichten krijgt en creëert u dus betere voorwaarden voor het nemen van goede beslissingen.
Het werken met "wat-als"-veronderstellingen (worst-case en best-case op basis van verschillende veronderstellingen en scenario's) om de best mogelijke basis te creëren voor besluitvorming, draagt ertoe bij dat de financiële prognose een krachtiger hulpmiddel wordt voor operationeel prestatiebeheer.
De gegevens waartoe u als bedrijf toegang hebt, groeien uitzonderlijk met elk voorbijgaand jaar. Zorg ervoor dat u deze gebruikt! Niet alleen om beter te kunnen plannen, maar ook om betere beslissingen te kunnen nemen. Door gegevensgestuurd te werken met gegevens van hoge kwaliteit uit uw belangrijkste gegevensbronnen (alles van het boekhoudsysteem, tijdboekhouding, ERP-, CRM- en business intelligence-platforms), verhoogt u het begrip, de kwaliteit van de input en aannames in de toekomst. Met gegevens met kwaliteitsgarantie als uitgangspunt kunt u betere distributiesleutels en algoritmeberekeningen gebruiken, en als u ook een systeem voor financiële en operationele planning hebt, krijgt u automatische prognosevoorstellen op basis van uw gegevens.
Wanneer u handmatige fouten hebt geminimaliseerd en voor goede gegevens en soepele integraties hebt gezorgd, wordt ook de administratieve tijd die u in het proces investeert, verminderd. FP&A kan dan in plaats daarvan verder bijdragen aan een verhoogde betrokkenheid door het bedrijf te ondersteunen in hoe ze moeten denken en handelen om hun doelen te bereiken. FP&A kan meer tijd besteden aan waarde creërende activiteiten zoals het optimaliseren van het proces, evenals het analyseren van het budget en de prognose in meer detail om, op basis van de resultaten, zo kwalitatief mogelijke beslissingen te nemen.
Om de budgettering en prognoses zo kwalitatief mogelijk te laten zijn, moet u deze in detail kunnen analyseren. Daarom moet u goed functionerende analyses opzetten voor zowel uitkomsten als prognoses met duidelijke KPI's en doelstellingen. Door uw oplossing voor budgettering, prognoses en planning te integreren met Excel, Google Sheets of een business intelligence-systeem, kunt u naadloos samenwerken met de financiële planning en analyse. U krijgt een naadloze en complete oplossing met automatisch bijgewerkte structuren, P&L en rapporten.
Excel is een ongelooflijk krachtige tool waar we bij Planacy dol op zijn, maar deze is niet voor alles geschikt. Als u verschillende scenario's wilt opzetten, vaker wilt werken, de betrokkenheid en verantwoording van de prognose wilt vergroten, moet u de administratieve tijd verminderen (zoals vermeld in punt 8). In Excel is er echter veel tijd nodig om uw processen voor te bereiden, te bedienen en te consolideren. Wanneer er veel mensen bij betrokken zijn, loopt u ook het risico om onjuiste cijfers te krijgen als gevolg van menselijke fouten.
Gebruik Excel voor waar Excel goed voor is, maar om meer continu en gegevensgestuurd te werken met uw budgetterings- en prognoseproces, moet u investeren in een planningsplatform dat kan worden aangepast aan uw bedrijf en unieke processen.
Lees meer over hoe u weet wanneer het tijd is om Excel te verlaten?
Een veel voorkomende angst wanneer u overweegt om in een nieuw systeem te investeren, is dat het proces duur, moeilijk en tijdrovend zal zijn, maar met Planacy kunt u een snelle en veilige onboarding verwachten. Wij bieden een onverslaanbare time-to-value. Dankzij onze krachtige modules en aanpasbaar platform kan Planacy in slechts een paar weken worden geïmplementeerd. Een modern systeem voor financiële planning maakt meer geautomatiseerd, efficiënt, kwalitatief en gegevensgestuurd werken mogelijk met slimme integraties en aangepaste bepalende factoren voor budget. Met Planacy vermindert u tijdrovende handarbeid, zodat u zich kunt concentreren op meer waarde creërende activiteiten zoals analyse en opvolging.
Wilt u uw financiële planningsprocessen bespreken en hoe u meer continu en gegevensgestuurd kunt gaan werken? Boek een gratis consult.
Het planningsplatform van Planacy is volledig aanpasbaar aan uw bedrijf, uw processen en uw behoeften, ongeacht uw branche.
