Arbetar du med traditionell budgetering på ett växande bolag där de finansiella planeringsprocesserna blir alltmer komplexa? Då har du säkert upplevt att det finns en hel del brister i processerna. I denna artikel har jag sammanfattat 10 enkla nyckelfaktorer för hur ni kan skapa en mer värdeskapande och kontinuerlig planeringsprocess, som engagerar medarbetarna och skapar större ägandeskap.
Innan jag började på Planacy arbetade jag som controller på flera olika bolag och vi arbetade alltid traditionsenligt med Excel som verktyg där en budget och ett par prognosuppdateringar gjordes per år. Trots att budgeten var, och fortfarande är nödvändig för att skapa sig en bild av verksamhetens framtid upplevdes processen som stelbent, långsam och otroligt tidskrävande av både mig och mina kollegor – men det behöver den inte vara. Det är väldigt vanligt att budgeten upplevs som en komplicerad process, vilket är en anledning till att behovet av en mer uppdaterad och kontinuerlig prognos har ökat de senaste åren. Här nedan listar jag 10 nyckelfaktorer som kan förbättra era finansiella planeringsprocesser.
För att skapa en process där medarbetarna både är engagerade och känner stort ägandeskap, bör alla personer med insikt och ansvar i verksamheten involveras i arbetet. Den finansiella budgeten och prognosen påverkar som bekant alla delar och aspekter av verksamheten och därför är transparens och kontinuerlig kommunikation med de involverade av yttersta vikt under hela processen. Både strategiska och mer kortsiktiga målsättningarna bör synliggöras och förtydligas.
Ytterligare en viktig faktor för att öka engagemanget i verksamheten är att arbeta datadrivet med begrepp, KPI:er och dimensioner som alla i verksamheten är bekanta med. På så vis synliggör ni vad som driver intäkter och kostnader, samt vilken inverkan det har på verksamhetens resultat. När man förhåller sig till nyckeltal i stället för konton i resultaträkningen ökar också kvalitén på inputen samt ägandeskapet för prognosen. Därför är det viktigt att faktiskt lägga tid på att identifiera era budgetdrivare för kritiska poster som driver intäkter och kostnader.
Syftet med prognoser är som bekant att förutse verksamhetens finansiella framtid. Väl utförda och tillförlitliga prognoser med tydliga ramar och mål hjälper er att fatta bättre affärsbeslut och dessutom att förstå beslutets inverkan. Om ni dessutom har en genomgående drivarbaserad process slipper ni gissningar och hypotetiska antaganden samtidigt som ni ökar förståelsen i verksamheten.
Om det däremot finns otydligheter gällande vad som är viktigast för er blir det svårare att få fram en kvalitativ bild av verksamhetens finansiella framtid. Då kommer risken snarare bli att budgeten och prognosen blir politisk, det vill säga att man sätter en lägre budget som man relativt enkelt kan överträffa istället för en budget man faktiskt tror är korrekt.
Våga släpp ert fokus på kalenderår. Även om styrelsen kräver en budget hindrar inte det er från att alltid blicka 12, 15, eller 18 månader framåt, eller ännu bättre – köra rullande prognos med dynamisk längd. På så vis får ni alltid en kontinuerligt uppdaterad bild av framtiden. Samtidigt minskar ni arbetsinsatsen som krävs vid varje prognostillfälle, samt tiden som krävs för att ta fram styrelsens efterfrågade budget.
Läs mer om Möjligheter (och problem) med rullande prognos
Att se budgeten som ett strikt facit som verkligheten sedan måste leva upp till är inte bara hämmande för verksamheten, utan också direkt kontraproduktivt om ni strävar efter att vara så framgångsrika som möjligt. Omvärlden förändras allt snabbare och det ställer i sin tur krav på er att snabbt kunna ställa om och agera flexibelt med så uppdaterad och korrekt data som möjligt.
Många företag tar det hela vägen och implementerar en kontinuerlig och dynamisk planeringsprocess och målstyrning som utgår från Beyond Budgeting -konceptet.
Läs mer om Beyond Budgeting – kontinuerlig och dynamisk målstyrning
Du kan inte planera för allt, men du kan ha en uppfattning om det som är allra viktigast. Att ständigt uppdatera denna uppfattning – med hänsyn till externa trender på marknaden eller interna trender i sälj och leverans – bidrar till att ni får en bättre överblick och därmed bättre förutsättningar att fatta bra beslut. Att dessutom laborera med what-if antaganden (worst-case och best-case baserat på olika antagande och scenarion) för att skapa er ett så bra beslutsunderlag som möjligt, bidrar till att den finansiella prognosen blir ett kraftfullare verktyg för den operativa verksamhetsstyrningen.
Den data man som verksamhet har tillgång till växer exceptionellt för varje år som går . Utnyttja detta! Inte bara för att kunna planera bättre utan också för att kunna fatta bättre beslut. Genom att arbeta datadrivet med kvalitetssäkrad data från era viktigaste datakällor (allt ifrån redovisningssystemet, tidsredovisning, ERP, CRM och business intelligence -plattformar) ökar ni förståelsen samt kvalitén på inputen och antaganden framåt. Med bra data som utgångspunkt kan ni också använda bättre fördelningsnycklar, algoritmberäkningar – och med ett systemstöd erhålla automatiska prognosförslag baserat på er data.
När ni har minimerat manuella misstag och säkerställt bra data och smidiga integrationer minskar dessutom den administrativa tiden ni investerar i processen. Controllers kan då istället bidra till ytterligare ökat engagemang genom att stötta verksamheten i hur man behöver tänka och agera för att nå sina mål. Controllers kan lägga mer tid på värdeskapande aktiviteter som att exempelvis optimera processen, eller att analysera budgeten och prognosen mer i detalj för att kunna fatta så kvalitativa beslut som möjligt baserat på resultatet.
För att budget- och prognosarbetet ska bli så kvalitativt som möjligt behöver det kunna analyseras i detalj. Därför bör ni sätta upp välfungerande analyser för både utfall och prognoser med tydliga KPI:er och målsättningar. Genom att integrera er lösning för budget, prognos och planering med Excel, Google Sheets eller en business intelligence plattform kan ni arbeta sömnlöst med den finansiella planeringen och analysen. Ni får en sömlös helhet med automatiskt uppdaterade strukturer, utfallsdata och rapporter.
Excel är ett otroligt kraftfullt verktyg som vi på Planacy älskar, men det lämpar sig inte för allt. Om ni vill sätta upp olika scenarion, arbeta mer frekvent, öka engagemanget och ägandeskapet över prognosen i verksamheten behöver ni reducera administrativ tid (som nämnt i punkt 8). I Excel krävs dock som bekant mycket tid för att förbereda, driva och konsolidera sina processer och det finns stor risk för att siffror blir fel när många personer är involverade.
Använd Excel till det som Excel är bäst på och arbeta istället mer kontinuerligt och datadrivet med era budget- och prognosprocess i en planeringsplattform som kan anpassas efter er verksamhet och era unika processer. Med vår Excel add-in kan ni utnyttja Excels styrkor samtidigt som ni slipper allt det manuella arbetet och riskerna som budgetering och prognostisering i kalkylark medför.
Läs mer om hur du vet när det är dags att lämna Excel
En vanlig rädsla när man ska investera i ett nytt systemstöd är att processen kommer vara kostsam, krånglig och tidskrävande, men med Planacy kan ni förvänta er en trygg och snabb onboarding. Vi erbjuder oslagbar time-to-value tack vare våra kraftfulla moduler och anpassningsbara plattform som helt kan implementeras på bara några veckor. Med ett modernt systemstöd möjliggörs ett mer automatiserat, effektivt, kvalitativt och datadrivet arbete genom smarta integrationer och anpassade budgetdrivare. Med Planacy minskar ni tidsödande administrativa arbetsuppgifter och kan istället lägga mer tid på värdeskapande aktiviteter som analys och uppföljning.
Vill ni diskutera era finansiella planeringsprocesser eller är nyfikna på hur er verksamhet kan arbeta mer kontinuerligt, kollaborativt och datadrivet? Boka en kostnadsfri rådgivning.
Planacys planeringsplattform kan helt integreras och anpassas för din verksamhet.
