Om du arbetar med traditionell budgetering på ett växande bolag (där planeringsprocesserna blir alltmer komplexa) har du säkert upplevt att det finns en hel del brister. Innan jag började på Planacy arbetade jag som controller på flera olika bolag och vi arbetade alltid traditionsenligt med Excel som verktyg där en budget och ett par prognosuppdateringar gjordes per år. Trots att budgeten var, och är nödvändig för att skapa sig en bild av verksamhetens framtid upplevdes den både av mig och resten av mina kollegor som stelbent, långsam och otroligt tidskrävande – men det behöver den inte vara.
Det är väldigt vanligt att budgeten upplevs på detta vis och därför har behovet av en mer uppdaterad och kontinuerlig prognos ökat. I denna artikel har jag sammanfattat 10 enkla nyckelfaktorer för hur ni kan få en mer värdeskapande och kontinuerlig planeringsprocess!
För att skapa en engagerande process med högt ansvarstagande bör alla personer med insikter och ansvar i verksamheten involveras i arbetet. Den finansiella budget och prognosen påverkar som bekant alla delar och aspekter av verksamheten och därför är transparens och kontinuerlig kommunikation med samtliga involverade av yttersta vikt under hela processen. Både strategiska och mer kortsiktiga målsättningarna bör synliggöras.
Ytterligare en viktig del i att öka engagemanget är att arbeta datadrivet med begrepp, KPI:er och dimensioner som alla i verksamheten är bekanta med. På så vis synliggör ni vad som driver intäkter och kostnader samt vilken inverkan det har på verksamhetens resultat. När man förhåller sig till nyckeltal i stället för konton i resultaträkningen ökar också kvalitén på inputen samt ägandeskapet för prognosen. Det är därför viktigt att faktiskt lägga tid på att identifiera era budgetdrivare för era kritiska poster som driver intäkter och kostnader.
Syftet med prognoser är som bekant att förutse verksamhetens finansiella framtid. Väl utförda och tillförlitliga prognoser med tydliga ramar och mål hjälper er att fatta bättre affärsbeslut och dessutom att förstå beslutets inverkan. Med en genomgående drivarbaserad process ökar ni också förståelsen i verksamheten och slipper gissningar och hypotetiska antaganden.
Om det däremot finns en otydlighet i vad som är viktigt kommer er förmåga att få en kvalitativ bild av er finansiella framtid att vackla. Då kommer ni snarare att få en budget och prognos av politisk karaktär, det vill säga en budget som verksamheten håller nere för att sedan överträffa.
Våga släpp ert fokus på kalenderår. Även om styrelsen kräver en budget hindrar inte det er från att alltid blicka 12, 15, eller 18 månader framåt, eller ännu bättre – köra rullande prognos med dynamisk längd. På så vis får ni alltid en kontinuerligt uppdaterad bild av framtiden. Samtidigt minskar ni arbetsinsatsen som krävs vid varje prognostillfälle, samt arbetsinsatsen som krävs för att ta fram styrelsens efterfrågade budget.
Läs mer om Möjligheter (och problem) med rullande prognos
Att se budgeten som ett strikt facit som verkligheten måste leva upp till är inte bara hämmande för verksamheten, utan direkt kontraproduktivt om ni strävar efter att vara så framgångsrik som möjligt som verksamhet. Omvärlden förändras allt snabbare och det ställer i sin tur krav på er som verksamhet att snabbt kunna ställa om och agera flexibelt på så uppdaterad och korrekt data som möjligt.
Många företag tar det här hela vägen och implementerar en kontinuerlig och dynamisk planeringsprocess och målstyrning som utgår från Beyond Budgeting-konceptet.
Läs mer om Beyond Budgeting – kontinuerlig och dynamisk målstyrning
Du kan inte planera för allt, men du kan ha en uppfattning om det som är allra viktigast. Att ständigt uppdatera denna uppfattning – med hänsyn till externa trender på marknaden eller interna trender i sälj och leverans – bidrar till att ni får en bättre överblick och därmed bättre förutsättningar att fatta bra beslut. Att dessutom laborera med what-if antagande (worst-case och best-case baserat på olika antagande och scenarier) för att skapa er ett så bra beslutsunderlag som möjligt, bidrar till att den finansiella prognosen blir ett kraftfullare verktyg för den operativa verksamhetsstyrningen.
Datan man som verksamhet har tillgång till växer exceptionellt för varje år som går – se till att utnyttja den, inte bara för att kunna planera bättre utan också för att kunna fatta bättre beslut. Genom att arbeta datadrivet med kvalitetssäkrad data från era viktigaste datakällor (allt ifrån redovisningssystemet, tidsredovisning, ERP, CRM och business intelligence-plattformar) ökar ni förståelsen samt kvalitén på inputen och antaganden framåt. Med bra data som utgångspunkt kan ni också använda bättre fördelningsnycklar, algoritmberäkningar och – med ett systemstöd erhålla automatiska prognosförslag baserat på er data.
När ni har minimerat manuella misstag och säkerställt bra data och smidiga integrationer minskar dessutom den administrativa tiden ni investerar i processen. Controllers kan då istället ytterligare bidra till ökat engagemang genom att stötta verksamheten i hur man behöver tänka och agera för att nå sina mål. Controllers kan lägga mer tid på värdeskapande aktiviteter som att optimera processen, samt på att analysera budgeten och prognosen mer i detalj för att kunna fatta så kvalitativa beslut som möjligt baserat på resultatet.
För att budget- och prognosarbetet ska bli så kvalitativt som möjligt behöver den kunna analyseras i detalj – därför bör ni sätta upp välfungerande analyser för både utfall och prognoser med tydliga KPI:er och målsättningar, antingen i Excel eller ett business intelligence system. Genom att integrera er planeringsprocess med befintliga analysapplikationer och kalkylark kan ni arbeta sömlöst med den finansiella planeringen och analysen.
Något som är viktigt att tänka på här är att undvika komplexa system som försöker lösa alla behov – detta leder ofta till, dyra konsulttimmar och oanvända applikationer som kräver dyr förvaltning. Läs mer här och basera ert beslut på vad som skapar mest värde för er verksamhet: CMP, best-of-breed eller egenutvecklat?
Excel är ett otroligt kraftfullt verktyg som vi på Planacy älskar, men det lämpar sig inte för allt. Om ni vill sätta upp olika scenarion, arbeta mer frekvent, öka engagemanget och ägandeskapet över prognosen i verksamheten behöver ni reducera administrativ tid (som nämnt i punkt 8). I Excel krävs dock som bekant mycket tid för att förbereda, driva och konsolidera sina processer och det finns stor risk för att siffror blir fel när många personer är involverade.
Använd Excel till det Excel är bäst på och arbeta istället mer kontinuerligt och datadrivet med era budget- och prognosprocess i en planeringsplattform som kan anpassas efter er verksamhet och era unika processer.
Läs mer om hur du vet när det är dags att lämna Excel
Med ett modernt systemstöd möjliggörs ett mer effektivt, kvalitativt och datadrivet arbete genom smarta integrationer och anpassade budgetdrivare. Planacys planeringsplattform kan helt anpassas efter er verksamhet, era regelverk och behov.
Vill ni diskutera era finansiella planeringsprocesser och förutsättningar att börja arbeta mer kontinuerligt, kollaborativt och datadrivet? Kontakta mig eller någon av mina specialistkollegor för en kostnadsfri rådgivning.
Planacys planeringsplattform kan helt integreras och anpassas för din verksamhet.
