Onze rol, verantwoordelijkheid en inzet op het gebied van gegevensbescherming
Overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die de klant verwerkt door Planacy (“de software”) te gebruiken. De klant zorgt ervoor dat alle verwerking van persoonsgegevens door de klant in de software voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming en andere toepasselijke wetgeving. De klant is zich ervan bewust dat de software informatie verzamelt over de gebruikers van de software, bijvoorbeeld e-mailadressen, Active Directory-accounts, IP-adressen en andere informatie, zoals salarissen en arbeidsvoorwaarden van medewerkers van de klant, die de klant in de software wil laten verwerken voor de doeleinden waarvoor de software wordt gebruikt.
Planacy is verwerker voor zijn klanten
Wanneer we gegevens van onze klanten opslaan in onze clouddienst (Planacy Cloud), verwerken we namens onze klanten persoonsgegevens als verwerker. De klant erkent dat de klant de verwerkingsverantwoordelijke (“verwerkingsverantwoordelijke”) is voor alle persoonsgegevens die Planacy (“verwerker”) namens de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, en dat de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de soorten persoonsgegevens die in de software worden verwerkt, naast gebruikersnamen, e-mailadressen, Active Directory-accounts en IP-adressen. Als verwerker verbindt Planacy zich ertoe persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en adviezen en richtlijnen van de relevante toezichthoudende autoriteiten te volgen, passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en ongeoorloofde verwerking, en de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van onbevoegde toegang tot persoonsgegevens, verlies van gegevens of andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Deze verwerking wordt geregeld door een verwerkersovereenkomst. Als verwerkingsverantwoordelijken hebben onze klanten de wettelijke verplichting om betrokkenen te informeren over de doeleinden en rechtsgrondslag voor de verwerking van hun persoonsgegevens en over de manier waarop zij hun rechten kunnen uitoefenen, indien dit type persoonsgegevens in de software wordt verwerkt.
Planacy is subverwerker voor zijn partners
Wanneer de software via onze partners wordt geleverd, is de partner verwerker ten opzichte van de klant. De verwerker mag persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de verwerkersovereenkomst en andere instructies van de klant. De verwerker is ook verplicht de beveiligingsmaatregelen te treffen waartoe de klant op grond van de wetgeving verplicht is.
Wanneer we onze dienst via en namens onze partners leveren, verwerken we persoonsgegevens als subverwerker van onze partners om onze dienst, gegevensopslag en tweedelijnsondersteuning te leveren. In die gevallen moet Planacy als subverwerker de instructies en afspraken volgen die zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst tussen de partner en de klant. Deze verwerking wordt geregeld door een verwerkersovereenkomst tussen ons en onze partner, met hetzelfde niveau van verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming als de overeenkomst tussen onze partner en diens klant. De partner en de klant zijn ervoor verantwoordelijk dat er een subverwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de partner en Planacy wanneer een dergelijke overeenkomst nodig is.
Als verwerkingsverantwoordelijken hebben de klanten van onze partners de wettelijke verplichting om betrokkenen te informeren over de doeleinden en rechtsgrondslag voor de verwerking van hun persoonsgegevens en over de manier waarop zij hun rechten kunnen uitoefenen, indien dit type persoonsgegevens in de software wordt verwerkt.
Planacy is ook verwerkingsverantwoordelijke voor zijn partners en klanten
Naast de hierboven beschreven verwerking van persoonsgegevens verwerken we als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van vertegenwoordigers van onze klanten en partners om te communiceren, overeenkomsten te sluiten en te beheren, en voor facturatie- en marketingdoeleinden. Als vertegenwoordiger van een van onze klanten of partners kunt u meer lezen over onze verwerking van uw persoonsgegevens in ons privacybeleid.
