Som du sikkert vet, når man kjøper, selger og låner penger mellom selskaper innenfor en konsern, trengs en prosess for hvordan disse interne transaksjonene skal håndteres. For konsern som har flere datterselskaper med mange interne transaksjoner kan det være en stor utfordring å administrere dette. Mange selskaper håndterer denne prosessen i Excel, hvor den manuelle prosessen gjør det vanskelig å sikre at disse transaksjonene elimineres på konsernnivå. I denne artikkelen presenterer vi de to beste løsningene for motpartsavstemminger.
Det er hovedsakelig tre problemer med dette, som mange sikkert kjenner igjen:
1. Analyse
Å gjøre en analyse av klesalg, for eksempel for det juridiske selskapet Danmark, er ikke veldig komplisert, men å analysere både Sveriges og Danmarks salg sammen kan være problematisk. Hvis vi ikke eliminerer transaksjonene mellom de to selskapene, vil salget for konsernet se større ut enn det faktisk er.
2. Prognoser
Utfordringer oppstår når de forskjellige datterselskapene prognostiserer sitt salg og disse ikke samsvarer. Det er da en risiko for at selskapet på konsernnivå enten overvurderer eller undervurderer sitt resultat og dermed også sin prognose fremover.
3. Administrasjon i Excel
Ideen er ofte at de ulike selskapene skal diskutere hvem som skal budsjettere kostnader og inntekter via e-post eller Excel-filer – noe som vanligvis ender med at prosessen blir tidkrevende og komplisert. Risikoen for feil øker, og mange ganger ender datterselskapene opp med å jobbe på egen hånd fordi prosessen er for manuell og kompleks.
Motpartsavstemmingshåndtering
Vi sier vanligvis at det finnes to måter å håndtere motpartsavstemming i et prognoseverktøy. Den første og enkleste løsningen er at man rett og slett bestemmer hvilken part som styrer. I henhold til den andre metoden visualiserer du hva motparten har sagt og speiler det.
Første metode – Én part bestemmer
Vi bruker kleselskapet nevnt tidligere som eksempel: Hvis det danske selskapet oppgir at de vil kjøpe varer fra det svenske selskapet for 5 millioner, vil en inntekt da automatisk vises for det svenske selskapet på 5 millioner.
I Excel er denne metoden vanskelig å håndtere, men med hjelp av et system som Planacy kan du sette det opp slik at kontoen for klesalg ikke er redigerbar i det svenske selskapet – den styres basert på hva det danske selskapet legger inn som kostnad for kjøp av klær. Selvfølgelig er det også mulig å sette det opp motsatt slik at det svenske selskapet styrer prosessen. Dette er mulig siden du fra et administrasjonsperspektiv kan bestemme hvilke kontoer som skal være motpartskontoer.
Andre metode – Godkjenningsprosess
I et system for budsjettering og prognoser er det også mulig å visualisere motpartens prognose. Her er ingen part "ansvarlig for den andre", men hver enhets prognose visualiseres for motparten, slik at det blir tydelig om det er forskjeller.
I Planacy kan en slik løsning settes opp som vist nedenfor. Her ser vi tydelig en avvik på - 5 200 mellom det danske datterselskapet og hovedkontoret. I dette eksemplet har hovedkontoret prognostisert en kostnad på dette beløpet, men det danske datterselskapet har ikke prognostisert dette som inntekt, noe som visualiseres med rødt i Sjekk-kolonnen.
