När man inom en koncern köper och säljer eller lånar ut pengar mellan bolagen behövs en process för hur dessa interna transaktioner ska hanteras. Som bekant kan detta vara en stor utmaning för koncerner som har ett flertal bolag med många interna transaktioner. Många bolag sköter dessutom detta i Excel där den manuella processen försvårar säkerställandet av att transaktionerna eliminerats korrekt på koncernnivå. I denna artikel presenterar vi de två bästa lösningarna för motpartsavstämningar i ett systemstöd.
Som många säkert vet finns det främst tre problem med motpartsavstämningar:
Att göra en analys av exempelvis försäljningen för den legala enheten Danmark är inte särskilt komplicerat, men att analysera både Sveriges och Danmarks försäljning tillsammans kan bli problematiskt. Om vi inte eliminerar transaktionerna mellan de båda bolagen kommer försäljningen för koncernen att se större ut än vad den faktiskt är.
När de olika dotterbolagen prognostiserar sin försäljning och dessa inte speglar varandra finns det en risk att bolaget på koncernnivå antingen över- eller under estimerar sitt utfall och därmed även sin prognos framåt.
Många gånger är tanken att bolagen ska stämma av vem som ska budgetera för kostnaderna respektive intäkterna via mail eller Excelfiler – vilket ofta slutar i att processen blir tidskrävande och krånglig. Risken för fel ökar och många gånger slutar det med att dotterbolagen jobbar på eget håll då processen är för manuell och komplex.
Vi brukar säga att det finns två sätt att hantera motpartsavstämningar på i ett prognosverktyg. Det första och enklaste sättet är att man helt enkelt bestämmer att den ena parten är den som bestämmer. Enligt den andra metoden så visualiserar vi vad motparten har sagt och speglar det.
Om det danska bolaget i vårt exempel ovan uppger att de ska köpa in varor från det svenska bolaget för 5 miljoner, då kommer det automatiskt att dyka upp en intäkt hos det svenska bolaget på 5 miljoner.
I Excel är denna metod svårhanterad, men med hjälp av ett systemstöd som Planacy kan man ställa in så att kontot för försäljning inte är editerbart i det svenska bolaget, utan styrs från vad det danska bolaget lägger in som kostnad för köp av varor. Självklart går det även att ställa in tvärtom, så att det svenska bolaget styr. Detta är möjligt då man från ett administrationsperspektiv kan bestämma vilka konton som ska vara motpartskonton.
I ett systemstöd går det även att visualisera motpartens prognos. Där är det ingen part som ”bestämmer över den andra”, men varje entitets prognos visualiseras för motparten, vilket på så sätt tydliggör ifall det finns differenser.
I Planacy kan en sådan lösning sättas upp likt nedan. Här ser vi tydligt en diskrepans på - 5,200 mellan det danska dotterbolaget och huvudkontoret. I detta exempel har huvudkontoret prognostiserat en kostnad på denna summa, men det danska dotterbolaget har inte prognostiserat detta som en intäkt, vilket visualiseras med rött i Check kolumnen.
I Planacy är det därefter möjligt för det danska bolaget att godkänna motpartens prognos (i detta fall huvudkontorets kostnadsprognos) och då automatiskt få sin prognos ifylld med motsvarande intäkt eller kostnad.
Om man från ett koncernperspektiv vill ha övergripande kontroll över de olika transaktionerna går det förstås att sätta upp en mall likt bilden nedan. Mallen ger en överblick över vilka differenser som finns mellan bolagen och därmed vad som behöver justeras.
Om du är intresserad av att veta mer om Planacy och hur ni kan arbeta med motpartsavstämning i vår plattform är du varmt välkommen att slänga iväg ett mail eller boka in en demo med oss direkt!
