Det finnes mange mellomstore og store bedrifter som fortsatt bruker Excel til budsjettering og prognoser, selv om prosessen ofte er kompleks og tidkrevende. Du ønsker ikke å basere viktige forretningsbeslutninger på dårlig økonomisk planlegging – og det trenger du heller ikke.
"I dag er det ingen grunn til å basere kritiske forretningsbeslutninger på magefølelse. Hvis du er godt forberedt og arbeider kontinuerlig med økonomiske prognoser, kan du ta velinformerte beslutninger og tilpasse deg raskere i en krise, sier Jimmy Stenqvist Evegård, administrerende direktør i Planacy.
Det finnes mange grunner til at en vellykket bedrift plutselig kan befinne seg i en ny virkelighet: en uventet nedgang, en ny disruptiv konkurrent som raskt tar markedsandeler, eller en ny lov eller forskrift som krever endring. Beslutningene som tas der og da kan være avgjørende både på kort og lang sikt. Derfor er det viktig å ta velinformerte beslutninger basert på fakta fremfor magefølelse.
"For alltid å ha nøyaktige data til beslutningstaking, trenger du et kontinuerlig oppdatert bilde av selskapets økonomiske fremtid. Du må jobbe hyppig og regelmessig med økonomisk planlegging og ikke bare ved noen få faste anledninger i året," fortsetter Jimmy Stenqvist Evegård.
Prognoser i Excel kan fungere godt for mindre selskaper, men når prosessen er mer kompleks, og mange personer er involvert, blir det administrativt tungt og tar unødvendig mye tid. Et moderne system er derfor ofte nødvendig for at mellomstore og store selskaper skal kunne jobbe hyppigere med sine prognoser.
"Overraskende mange store selskaper sliter fortsatt med Excel eller bruker utdaterte systemer som ikke er tilpasset deres prosesser eller behov. Folk i økonomiavdelingen bruker en uendelig mengde tid på å administrere prosessen – som å forberede og konsolidere hundrevis av Excel-ark – i stedet for å bruke den tiden til å støtte virksomheten med sin kompetanse og viktige analyser," sier Jimmy Stenqvist Evegård.
I kontrast kan selskaper som er bedre forberedt og jobber proaktivt og kontinuerlig med økonomisk planlegging umiddelbart samle innspill fra de rette personene i virksomheten og få en god oversikt over forventet resultat. Dette gir styret, ledelsen samt resten av selskapet et bedre grunnlag for beslutningstaking.
"Planacys visjon er å forenkle samarbeidende og kontinuerlig arbeid med økonomisk planlegging. Vi ønsker å bidra til å gjøre budsjettering, prognoser og planlegging mer proaktive og verdiskapende. Det trenger ikke bare være en administrativ prosess for å gjøre styret fornøyd," sier Jimmy Stenqvist Evegård.
