Lønningsreguleringer
To vanlige utfordringer når det gjelder HR- og personalbudsjettering er håndtering av pensjonsreguleringer og beregning av ferielønnsforpliktelser. Dette håndteres ofte i Excel, noe som gjør det enda mer komplisert enn det allerede er. For eksempel kan det være overkommelig å sette opp en pensjonsprosent basert på alder og lønn for en enkelt ansatt i Excel, men det er ofte svært komplisert og tidkrevende – spesielt hvis selskapet har mange ansatte. Derfor har mange selskaper en tendens til å gjøre generaliseringer som senere kompliserer oppfølgingsprosessen.
Hos Planacy anbefaler vi vanligvis at du lager et budsjett med så mye detalj som mulig, men også generaliser der det er mulig.
En av fordelene ved å jobbe med et system for budsjettering og prognoser er at det er enkelt å sette opp regler og forskrifter for hva som skal budsjetteres i detalj, eller generaliseres. Du kan budsjettere på velkjente dimensjoner og med akkurat riktig mengde detaljer – og deretter gå ned på både individ- og kontonivå. Siden budsjettet og faktisk data er på samme nivå/dimensjon, forenkles både budsjettering og oppfølging.
Lønnsreguleringer i forskjellige land
Hvis du har ansatte i flere land, kan lønnsreguleringene være vanskelige å håndtere siden de kan være helt forskjellige i ulike land. For eksempel: i noen land er sosiale avgifter kun basert på månedslønn, mens de i andre land er basert på både månedslønn og pensjon. Og selvsagt kan prosentene for denne typen lønn også variere. Når dette håndteres i Excel trenger du flere forskjellige ark som alle er koblet sammen – en prosess som er svært tidkrevende og øker risikoen for feil. Ved å sette opp et sett med regler på administrasjonsnivå, trenger du bare å oppgi hvilket land en ansatt jobber i for at disse reglene automatisk skal aktiveres.
Valutahåndtering
Valutahåndtering er enda en grunn til at det er vanskelig å håndtere HR- og personalbudsjettering i Excel. En av styrkene ved å bruke et system for budsjett og planlegging er at du enkelt kan legge til en valutahåndteringsprosess, og da trenger du bare å fortelle systemet i hvilket land en ansatt jobber. Du kan selvfølgelig også velge om du ønsker å budsjettere dine ansatte i lokal valuta eller i konsolideringsvaluta.
Lønnsrevisjon
Når du bruker Excel, krever det mange timers manuelt arbeid å oppdatere ansattes lønn, for eksempel etter en lønnsrevisjon eller når du har ansatt nye medarbeidere. I et system for budsjett, prognoser og planlegging er dette mye enklere å håndtere. Hos Planacy kan du, fra et administrativt perspektiv, budsjettere en generell prosentvis økning fra måneden du velger – noe som forenkler håndteringen av lønnsrevisjoner. Selvfølgelig kan dette også deles opp basert på kategorier av ansatte. Å budsjettere på denne måten gir deg også muligheten til enkelt å lage hva-hvis-analyser og legge til ulike prosenter for lønnsrevisjon for å se hvordan det påvirker resultatet ditt.
Rettighetsstyring og konfidensialitet
Som du kanskje vet, er det ikke lenger lovlig å sende lønnsslipper via e-post, men likevel sendes personalbudsjetter ofte via e-post – noe som praktisk talt er det samme som å sende en lønnsslipp på e-post. Risikoen for at sensitive filer sendes til feil person er høy.
Mange jobber fortsatt på denne måten fordi det ikke finnes en bedre løsning i Excel, men i et moderne system for budsjettering og planlegging er det lett å unngå med rollebasert sikkerhet – og du slipper å bekymre deg for at sensitiv informasjon havner i feil persons innboks.
Tidsbegrensninger
Enda et problem ved å arbeide i Excel er hvor mye tid som trengs selv for små endringer. Ta den nåværende krisen forårsaket av Covid 19 som et eksempel: den svenske regjeringen presenterte en "sparepakke" som muliggjør reduksjoner i sosiale avgifter i visse måneder. Selvfølgelig ønsker du å raskt kunne justere budsjettet ditt for å se hvilken effekt dette kan ha på selskapet ditt. Det samme gjelder hvis du for eksempel vil vite hvilken effekt midlertidige permitteringer av et bestemt antall ansatte kan ha på selskapets resultat.
Justeringer som disse kan gjøres i Excel, men det er vanskelig og tidkrevende. Du har ofte dusinvis av forskjellige Excel-filer hvor du må legge til de samme dataene og alle justeringer.
I slike tilfeller sparer du mye tid ved å bruke et system for budsjett, prognose og planlegging. Hvis du for eksempel i Planacy ønsker å endre noe, trenger du bare å gjøre noen få justeringer for at det skal påvirke alle parametere – og hvis du i stedet vil sette opp et helt nytt budsjett, tar det bare noen få klikk.
Strømlinjeform prosessen din
Jeg tror det har blitt tydelig i denne artikkelen at det finnes en god del utfordringer når det gjelder HR- og personalbudsjettering, spesielt hvis det håndteres i Excel. Med et system for budsjett, prognose og planlegging kan du i stor grad strømlinjeforme prosessene dine og samtidig øke sikkerheten. Ta gjerne kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan plattformen vår kan hjelpe deg og ditt selskap med dine budsjetteringsutfordringer.
