De som arbetar med budget, prognos och planering vet att det finns många utmaningar när det kommer till personalbudgetering, oavsett om man gör en budget per anställd eller FTE.
I denna artikel går vi igenom de främsta utmaningarna och hur de bäst hanteras i ett systemstöd:
Löneregler
Löneregler i olika länder
Valutahantering
Lönerevision
Rättighetsstyrning & sekretess
Tidsbrist
Två vanliga utmaningar när det kommer till personalbudgetering är hantering av pensionsregler och beräkning av semesterlöneskuld. Många sköter dessutom detta i Excel vilket gör det än mer komplext. Att exempelvis sätta upp pensionsprocent för en enskild anställd baserat på ålder och lön går självklart att göra i Excel, men det är ofta väldigt komplicerat och tar lång tid – särskilt om företaget har många anställda. På grund av detta tenderar många att göra generaliseringar som sedan försvårar uppföljning.
På Planacy brukar vi vanligtvis rekommendera att man gör en så detaljerad budget som möjligt, men samtidigt generaliserar där det är möjligt.
Att både kunna arbeta detaljerat och generellt är en av fördelarna med att arbeta i ett systemstöd, där du enkelt kan sätta upp ett regelverk för vad som ska budgeteras i detalj och vilka lönearter som ska generaliseras. Du kan enkelt budgetera på välkända dimensioner och på en lagom detaljerad nivå – och sedan driva ned på både individ- och kontonivå. Då budget och utfall sker på samma nivå/dimensionalitet förenklas både budgeteringen och uppföljningen.
Om man har anställda i flera länder kan lönereglerna vara problematiska att hantera eftersom de kan se helt olika ut i olika länder: i vissa länder kan exempelvis den sociala avgiften baseras endast på månadslönen, medan i andra både på månadslön och pension. Procentsatserna för dessa lönearter kan förstås också variera mellan länder. Om detta hanteras i Excel krävs då flera olika flikar som alla länkas samman, vilket tar onödigt lång tid och ökar risken för fel.
I ett systemstöd så som Planacy är det däremot enkelt att hantera sådana regler. Genom att på administrationsnivå sätta upp ett regelverk behöver man sedan endast ange vilken land en anställd arbetar i för att dessa regler ska kopplas på automatiskt.
Valutahantering är ytterligare en aspekt av varför det är krångligt att hantera personalbudgetering i Excel. En styrka med ett systemstöd är att man enkelt kan koppla på en valutahanteringsprocess och sedan endast ange i vilket land personen i fråga jobbar. Man kan självklart även välja hur man vill budgetera varje anställd – i lokal valuta eller i konsolideringsvaluta.
I Excel krävs mycket manuellt arbete för att uppdatera personalens senaste löner, exempelvis efter att en lönerevision genomförts eller nyanställda tillkommit. I ett systemstöd är detta betydligt enklare att hantera. I Planacy kan man från ett administrationsperspektiv budgetera en generell procentuell ökning från önskad månad, vilket förenklar hanteringen av lönerevisioner. Detta går förstås också att dela upp utefter olika personalkategorier. Om man budgeterar på detta vis kan man även enkelt göra what-if analyser och där skruva på lönerevisionsprocenten för att se vilken effekt det får på resultatet.
Som bekant är det enligt GDPR inte längre lagligt att maila ut lönespecifikationer, men trots detta skickas ofta personalbudgetfiler via mail till berörda avdelningschefer – vilket i praktiken är exakt samma sak som att maila ut en lönespecifikation. Risken för att dessa känsliga filer skickas till fel person är stor.
Många arbetar fortfarande på detta sätt eftersom det inte finns någon bättre lösning i Excel, men i ett modernt systemstöd är det enkelt att undvika – där kan du styra rättighetshanteringen och behöver inte vara orolig för att känslig information ska hamna fel.
Ytterligare ett problem när man arbetar med Excel är tidsaspekten. Här kan vi ta den rådande krisen som Covid 19 har medfört som exempel: regeringen har under denna tid presenterat ett sparpaket som möjliggör nedsättningar på sociala avgifter under vissa månader. Detta vill man såklart gärna snabbt kunna justera i sin budget för att se vilken inverkan det har för företaget. Samma sak gäller om man exempelvis vill räkna på vad permittering av ett visst antal anställda skulle kunna ha för effekter på företagets resultat.
Justeringar som dessa går att göra i Excel, men det är svårt och tidskrävande. Ofta har man dussintals olika Excelfiler där man ska fylla i samma saker och föra in samtliga justeringar.
I dessa fall sparar man väldigt mycket tid genom att använda sig av ett systemstöd. Om du exempelvis i Planacy vill göra justeringar behövs endast några få ändringar för att det ska slå igenom på samtliga parametrar – och om du istället vill sätta upp en helt ny budget krävs det endast några få klick.
I denna artikel har det nog tydligt framgått att det finns en del utmaningar med personalbudgetering, särskilt när det hanteras i Excel. Med ett systemstöd kan ni automatisera och förenkla stora delar av processen, samtidigt som säkerheten höjs. Kontakta gärna oss om du vill veta mer om hur ett systemstöd kan hjälpa just dig och ditt företag med era utmaningar kring personalbudgetering.
Läs mer om personalbudgetering i Planacy här
Planacys planeringsplattform kan helt integreras och anpassas för din verksamhet. Kontakta oss så berättar vi mer!
