Financiële rapportage en analyse in een modern FP&A-platform

FP&A is één verbonden proces – geen verschillende losse systemen

Budgettering, prognoses, rapportage en analyse maken allemaal deel uit van hetzelfde proces. Ze zijn gebaseerd op dezelfde gegevens en hebben hetzelfde doel – de organisatie betere inzichten bieden voor besluitvorming. Toch werken veel bedrijven nog steeds met verschillende tools, waarbij informatie voortdurend tussen systemen wordt verplaatst. Het budget wordt in de ene tool opgesteld, rapportages vinden plaats in een andere en analyses worden soms samengesteld in Excel of weer een andere oplossing.

Het beheren van de verschillende onderdelen van het FP&A-proces in aparte systemen leidt vaak tot dat er aanzienlijke tijd wordt besteed aan:

• handmatige gegevensoverdracht
• wachten tot rapporten zijn bijgewerkt
• het creëren van meerdere versies van dezelfde gegevens
• meer administratie en minder tijd voor analyse
• een tijdrovender traject van analyse naar besluitvorming

Rapportage gaat dus niet alleen over het bekijken van wat er al is gebeurd. Het zou ook de basis moeten vormen voor de volgende beslissing. Wanneer een controller een afwijking vaststelt, zou de analyse direct moeten kunnen leiden tot de volgende stap. Misschien moet de prognose worden bijgewerkt, een nieuw scenario worden gemaakt of een aanname worden aangepast.

Rapportage zelf is zelden het probleem. De uitdaging ontstaat wanneer planning, rapportage en analyse plaatsvinden in verschillende systemen en informatie voortdurend tussen deze systemen moet worden verplaatst, wat resulteert in een onnodig langdurig proces. Daarom is rapportage onderdeel geïntegreerd in Planacy.

In Planacy vinden analyse, rapportage en planning plaats binnen hetzelfde platform, wat betekent dat prognoses, werkelijke cijfers, scenario's en opmerkingen al op één plaats beschikbaar zijn. Wanneer een prognose wordt bijgewerkt, is deze direct beschikbaar in de rapportage – zonder exports, het opnieuw laden van gegevens of wachten op een ander systeem om bij te werken. Dit betekent dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan handmatige administratie en er meer tijd kan worden besteed aan analyse en ondersteuning van het bedrijf. Tegelijkertijd wordt het pad van inzicht naar actie aanzienlijk korter, waardoor het makkelijker wordt om continu te werken met financiële planning.

Planacy vervangt BI niet – de oplossingen vullen elkaar aan

Het feit dat Planacy krachtige rapportage- en analysefunctionaliteit biedt, betekent niet dat BI-tools geen belangrijke rol meer spelen. Integendeel, BI-oplossingen zijn vaak bijzonder sterk in het analyseren van grote hoeveelheden data uit meerdere operationele systemen, het creëren van operationele dashboards en het visualiseren van informatie voor een breed scala aan gebruikers binnen de organisatie.

Planacy heeft een andere focus. Het platform is ontworpen voor budgettering, prognoses, scenario's en financiële analyse, waarbij planning en rapportage nauw met elkaar verbonden zijn. Door deze verschillende elementen samen te brengen in dezelfde oplossing wordt rapportage een natuurlijk onderdeel van het planningsproces in plaats van een afzonderlijke taak. Wanneer Planacy naast een BI-tool wordt gebruikt, krijgt de organisatie het beste van twee werelden:

• Planacy voor budgettering, prognoses, scenario's en financiële analyse
• BI voor bredere bedrijfsrapportage en visualisatie over meerdere databronnen

In plaats van te concurreren vullen de oplossingen elkaar aan.

Combine financial and operational KPIs in your reporting

Financial reports show what has happened. Operational KPIs help explain why. To provide better insights for decision-making, financial figures often need to be analysed alongside the organisation’s operational drivers.

For example, this could mean understanding how changes in customer numbers affect revenue or how production volumes affect manufacturing costs. In Planacy, financial and operational KPIs can be combined within the same report.

For example, you can monitor:

• revenue and margins alongside customer numbers
• staff costs alongside headcount
• utilisation rates alongside financial performance
• units produced alongside manufacturing costs
• energy production alongside electricity prices

When financial and operational KPIs are presented together, it becomes easier to identify the drivers behind business performance and make better-informed decisions.

Tailor financial reports to different audiences

Reporting is not only about analysing numbers. It is also about communicating the right information to the right people. A controller, a budget owner and a board of directors rarely have the same information needs. Reporting therefore needs to be tailored to its audience while ensuring that everyone works from the same underlying data.

In Planacy, reports can be built using tables, charts, KPIs and dashboards tailored to different audiences. The same information can be presented in different ways depending on who the report is intended for, without having to duplicate data or manage multiple versions. This reduces the risk of version-control issues, simplifies governance and allows the FP&A function to spend less time on data quality and more time on analysis and supporting the business.

Rapportage maakt deel uit van continu plannen

Het grootste voordeel van rapportage in Planacy is niet alleen het vermogen om duidelijke rapporten of dashboards te creëren. Het gaat ook om het creëren van een meer verbonden manier van werken.

Wanneer budgettering, prognoses, rapportage en analyse worden samengebracht in één platform, verdwijnen veel van de onnodige onderbrekingen die worden veroorzaakt door het schakelen tussen processen en platforms. Hierdoor kunnen inzichten uit analyse sneller worden vertaald naar nieuwe prognoses en bijgewerkte scenarion. Dit stelt het FP&A-team op zijn beurt in staat minder tijd aan administratie te besteden en meer tijd aan het ondersteunen van het bedrijf met relevante inzichten en goed geïnformeerde beslissingen. Rapportage is daarom niet het einde van het FP&A-proces – het is de schakel tussen analyse en de volgende beslissing.