Finansiell rapportering og analyse i en moderne FP&A-plattform

FP&A er en sammenhengende prosess – ikke flere separate systemer 
 

Budsjettering, prognostisering, rapportering og analyse er deler av samme prosess. De bygger på samme data og har samme mål – å gi virksomheten et bedre beslutningsgrunnlag. Likevel jobber mange selskaper fortsatt i flere forskjellige verktøy hvor informasjon kontinuerlig flyttes mellom systemene. Budsjettet lages i ett verktøy, rapporteringen skjer i et annet, og analysene settes noen ganger sammen i Excel eller en ytterligere løsning. 

Konsekvensene av å håndtere de ulike delene av FP&A-prosessen i separate systemer er ofte at mye tid brukes på: 

• manuelle dataoverføringer 
• ventetid før rapporter oppdateres 
• å lage flere versjoner av samme data 
• mer administrasjon og mindre tid til analyse
• en mer tidkrevende vei fra analyse til beslutning 

Rapportering handler derfor ikke bare om å følge opp hva som allerede har skjedd. Den skal også gi grunnlag for neste beslutning. Når en controller identifiserer en avvik, skal analysen kunne føre videre umiddelbart. Kanskje må prognosen oppdateres, et nytt scenario utarbeides eller et forutsetningsjusteres.

Det er sjelden selve rapporteringen som er problemet. Utfordringen oppstår når planlegging, oppfølging og analyse skjer i forskjellige systemer og informasjon stadig må flyttes mellom dem, noe som fører til en unødvendig langvarig prosess. Derfor er rapporteringen en integrert del av Planacy.

I Planacy skjer analyse, rapportering og planlegging i samme plattform, noe som gjør at prognoser, resultater, scenarier og kommentarer allerede er samlet på samme sted. Når en prognose oppdateres, blir den direkte tilgjengelig i rapporteringen – uten eksport, opplasting eller venting på at enda et system skal oppdateres. Det betyr at mindre tid må brukes på manuell administrasjon, og mer tid kan brukes på analyse og virksomhetsstøtte. Samtidig blir steget fra innsikt til handling betydelig kortere, noe som gjør det enklere å arbeide kontinuerlig med den finansielle planleggingen.

Planacy erstatter ikke BI – løsningene utfyller hverandre

At Planacy inneholder kraftig funksjonalitet for rapportering og analyse betyr ikke at BI-verktøy mangler en viktig rolle. Tvert imot er BI-løsninger ofte svært sterke på å analysere store datamengder fra mange ulike virksomhetssystemer, lage operative dashboards og visualisere informasjon for store deler av organisasjonen.

Planacy har et annet fokus. Plattformen er utviklet for budsjett, prognoser, scenarier og finansiell analyse, hvor planlegging og oppfølging er tett sammenkoblet. Ved å samle disse ulike delene i samme løsning blir rapporteringen en naturlig del av planleggingsprosessen, i stedet for et eget arbeidsmoment. Når Planacy brukes sammen med et BI-verktøy får organisasjonen det beste av to verdener:

• Planacy for budsjett, prognoser, scenarier og finansiell analyse.
• BI for bred virksomhetsoppfølging og visualisering over flere datakilder

I stedet for å konkurrere utfyller løsningene hverandre.

Kombiner finansiell og operasjonelle KPI-er i rapporteringen

Økonomiske rapporter viser hva som har skjedd. Operasjonelle nøkkeltall hjelper til med å forklare hvorfor. For å skape et bedre beslutningsgrunnlag må ofte de finansielle tallene analyseres sammen med virksomhetens operative drivere. Dette kan for eksempel handle om å forstå hvordan endringer i antall kunder påvirker omsetningen eller hvordan produksjonen påvirker produksjonskostnadene. I Planacy kan finansielle og operative KPI-er kombineres i samme rapport.

For eksempel kan du følge:

• omsetning og margin sammen med antall kunder
• personalkostnader sammen med antall ansatte
• debiteringsgrad sammen med resultat
• produserte enheter sammen med produksjonskostnader
• energiproduksjon sammen med strømpris.

Når økonomiske og operative nøkkeltall presenteres sammen, blir det enklere å identifisere virksomhetens drivkrefter og ta mer velbegrunnede beslutninger.

Tilpass finansielle rapporter etter ulike mottakere 

Rapportering handler ikke bare om å analysere tall. Det handler også om å kommunisere riktig beslutningsgrunnlag til riktige personer. En controller, en budsjettansvarlig og en styre har sjelden samme informasjonsbehov. Derfor må rapporteringen kunne tilpasses mottakeren, samtidig som alle utgår fra samme underliggende data. 

I Planacy kan rapporter bygges opp med tabeller, diagrammer, KPI og dashboards som tilpasses ulike målgrupper. Samme informasjon kan presenteres på forskjellige måter avhengig av hvem rapporten er beregnet for, uten at data trenger å dupliseres eller håndteres i flere forskjellige versjoner. Dette reduserer risikoen for versjonsproblemer, forenkler styringen og gjør at FP&A-funksjonen kan fokusere mindre på datakvalitet og mer på analyse og virksomhetsstøtte. 
 

Rapportering er en del av den kontinuerlige planleggingen

Den største fordelen med å gjøre organisasjonens rapportering i Planacy handler ikke bare om å lage tydelige rapporter eller dashboards. Den handler også om å skape en mer sammenhengende arbeidsmåte.

Når budsjettering, prognostisering, rapportering og analyse samles i én og samme plattform, forsvinner mange av de unødvendige avbruddene som ellers oppstår ved byttet mellom prosesser og plattformer. Dermed kan analysen raskere omsettes til nye prognoser og oppdaterte scenarier. Dette gjør i sin tur at FP&A-teamet kan bruke mindre tid på administrasjon og mer tid på å støtte virksomheten med relevante innsikter og velbegrunnede beslutningsgrunnlag. Rapportering er derfor ikke slutten på FP&A-prosessen – den er lenken mellom analyse og neste beslutning.