Finansiell rapportering och analys i en modern FP&A-plattform 

FP&A är en sammanhängande process – inte flera separata system 
 

Budgetering, prognostisering, rapportering och analys är delar av samma process. De bygger på samma data och syftar till samma sak – att ge verksamheten ett bättre beslutsunderlag. Trots det arbetar många företag fortfarande i flera olika verktyg där information kontinuerligt flyttas mellan systemen. Budgeten tas fram i ett verktyg, rapporteringen sker i ett annat och analyserna sammanställs ibland i Excel eller ytterligare en lösning. 

Konsekvenserna av att hantera de olika delarna av FP&A-processen i separata system blir ofta att mycket tid läggs på: 

• manuella dataöverföringar 
• väntetid innan rapporter uppdateras 
• att skapa flera versioner av samma data 
• mer administration och mindre tid för analys
• en mer tidskrävande väg från analys till beslut 

Rapportering handlar därför inte bara om att följa upp vad som redan har hänt. Den ska också ge underlag för nästa beslut. När en controller identifierar en avvikelse ska analysen kunna leda vidare direkt. Kanske behöver prognosen uppdateras, ett nytt scenario tas fram eller ett antagande justeras. 
 
Det är sällan själva rapporteringen som är problemet. Utmaningen uppstår när planering, uppföljning och analys sker i olika system och information ständigt behöver flyttas mellan dem, vilket leder till en onödigt utdragen process. Därför är rapporteringen en integrerad del av Planacy. 
 
I Planacy sker analys, rapportering och planering i samma plattform, vilket gör att prognoser, utfall, scenarion och kommentarer redan finns samlade på samma ställe. När en prognos uppdateras blir den direkt tillgänglig i rapporteringen – utan export, omladdning eller väntan på att ytterligare ett system ska uppdateras. Det innebär att mindre tid behöver läggas på manuell administration och mer tid kan ägnas åt analys och verksamhetsstöd. Samtidigt blir steget från insikt till handling betydligt kortare, vilket gör det enklare att arbeta kontinuerligt med den finansiella planeringen. 
 

Planacy ersätter inte BI – lösningarna kompletterar varandra 

Att Planacy innehåller kraftfull funktionalitet för rapportering och analys innebär inte att BI-verktyg saknar en viktig roll. Tvärtom är BI-lösningar ofta väldigt starka på att analysera stora datamängder från många olika verksamhetssystem, skapa operativa dashboards och visualisera information för stora delar av organisationen. 

Planacy har ett annat fokus. Plattformen är utvecklad för budget, prognoser, scenarion och finansiell analys, där planering och uppföljning är tätt sammankopplade. Genom att samla dessa olika delar i samma lösning blir rapporteringen en naturlig del av planeringsprocessen, istället för ett separat arbetsmoment. När Planacy används tillsammans med ett BI-verktyg får organisationen det bästa av två världar:

• Planacy för budget, prognoser, scenarion och finansiell analys.
• BI för bred verksamhetsuppföljning och visualisering över flera datakällor 

Istället för att konkurrera kompletterar lösningarna varandra. 

Kombinera finansiella och operativa KPI:er i rapporteringen 

Ekonomiska rapporter visar vad som har hänt. Operativa nyckeltal hjälper till att förklara varför. För att skapa ett bättre beslutsunderlag behöver de finansiella siffrorna ofta analyseras tillsammans med verksamhetens operativa drivare. Det kan exempelvis handla om att förstå hur förändringar i antal kunder påverkar omsättningen eller hur produktionen påverkar tillverkningskostnaderna. I Planacy kan finansiella och operativa KPI:er kombineras i samma rapport.

Exempelvis kan du följa: 

• omsättning och marginal tillsammans med antal kunder
• personalkostnader tillsammans med antal anställda 
• debiteringsgrad tillsammans med resultat
• producerade enheter tillsammans med tillverkningskostnader 
• energiproduktion tillsammans med elpris. 

När ekonomiska och operativa nyckeltal presenteras tillsammans blir det enklare att identifiera verksamhetens drivkrafter och fatta mer välgrundade beslut. 

Anpassa finansiella rapporter efter olika mottagare 

Rapportering handlar inte bara om att analysera siffror. Den handlar också om att kommunicera rätt beslutsunderlag till rätt personer. En controller, en budgetansvarig och en styrelse har sällan samma informationsbehov. Därför behöver rapporteringen kunna anpassas efter mottagaren, samtidigt som alla utgår från samma underliggande data. 

I Planacy kan rapporter byggas upp med tabeller, diagram, KPI och dashboards som anpassas efter olika målgrupper. Samma information kan presenteras på olika sätt beroende på vem rapporten är avsedd för, utan att data behöver dupliceras eller hanteras i flera olika versioner. Detta minskar risken för versionsproblem, förenklar styrningen och gör att FP&A-funktionen kan fokusera mindre på datakvalitet och mer på analys och verksamhetsstöd. 
 

Rapportering är en del av den kontinuerliga planeringen 

Den största vinsten med att göra organisationens rapportering i Planacy handlar inte bara om att skapa tydliga rapporter eller dashboards. Den handlar även om att skapa ett mer sammanhållet arbetssätt. 

När budgetering, prognostisering, rapportering och analys samlas i en och samma plattform försvinner många av de onödiga avbrott som annars uppstår i bytet mellan processer och plattformar. Därmed kan analysen snabbare omsättas till nya prognoser och uppdaterade scenarion. Det gör i sin tur att FP&A-teamet kan lägga mindre tid på administration och mer tid på att stötta verksamheten med relevanta insikter och välgrundade beslutsunderlag. Rapportering är därför inte slutet på FP&A-processen – den är länken mellan analys och nästa beslut.