Så, hva er finansiell scenario-planlegging?
Scenario-planlegging kan oppsummeres som en finansiell metode for å identifisere mulige hendelser og risikoer. Scenario-planlegging handler også om å simulere og sammenligne ulike hypoteser på forhånd for å ta beslutninger om en vei framover som optimaliserer ditt finansielle resultat.
Noen vanlige eksempler er; hva blir utfallet hvis vi eksperimenterer med priser og betalingsbetingelser – hvordan kan dette påvirke kundene og salget? Eller hva om valutaen faller med 10 % samtidig som inflasjon driver opp kostnader og lønninger? Hvordan vil dette påvirke kontantstrømmen? Skal vi bremse og stoppe rekrutteringer, eller er det beste å fortsette som planlagt?
De fleste selskaper jobber med scenario-planlegging på en eller annen måte, men dette innebærer ofte mye tidkrevende manuelt arbeid for økonomiavdelingen – hvis du ikke har en moderne programvare for finansiell planlegging, altså. For noen kan det likevel fortsatt være enklere å gjøre scenario-planlegging på den gamle måten med noen få personer fra økonomiavdelingen, men for de fleste selskaper er det både relevant og nødvendig å få innspill fra resten av organisasjonen for å øke kvaliteten på budsjettet og for at ledere skal forstå effekten av ulike forretningsbeslutninger.
Viktigheten av scenario-planlegging
I motsetning til budsjettet, som ofte fungerer som en ramme for virksomheten, er formålet med scenario-planlegging å utfordre denne rammen. Din virksomhet bør alltid vite hvordan den skal handle når ulike scenarier inntreffer for å ta de best mulige beslutningene.
Det er ingen tvil om at scenario-planlegging kan være tidkrevende. Derfor må du tenke gjennom målene dine og optimalisere denne arbeidsprosessen. Lykkes du med det, kan arbeid med scenario-planlegging hjelpe deg til å:
- Skape en mer smidig virksomhet som er mer fleksibel når omstendighetene endrer seg
- Forstå viktige forretningsfaktorer og hvilken effekt interne og eksterne endringer fører til
- Gi virksomheten en følelse av å være forberedt på alt
- Øke samarbeid mellom avdelinger og deres accountability for de finansielle prognosene
- Hjelpe deg med å håndtere et usikkert klima mer effektivt
- Bidra til høyere kvalitet og mer nøyaktige budsjetter, prognoser og strategiske planer
- Identifisere nye, bedre måter å drive og optimere virksomheten på
Jeg tør også å påstå at du både øker din motstandskraft og, siden du har forberedt deg på ulike utfall og mulige framtider, får et fortrinn i forhold til konkurrenter som ikke arbeider effektivt med scenario-planlegging. Ved å ha en solid og effektiv prosess for scenario-planlegging kan du gå gjennom alle alternativer og være forberedt på hvordan og når du skal handle, noe som reduserer risikoen for «panikk» og dårlige beslutninger når en krise oppstår.
Hvordan arbeide effektivt med scenario-planlegging
Fordelene er som nevnt mange, og bortsett fra mangel på tid er det ikke mye som hindrer deg i å komme i gang. Likevel skaper manuell finansiell planlegging i Excel ofte mye manuelt arbeid og byr på mange utfordringer som kan stoppe deg fra å nå helt i mål. Du trenger automatisering og komplekse drivere for å lykkes. Disse verktøyene har blitt mer og mer tilgjengelige, og de siste turbulente årene har det vist seg at de som arbeider med et dedikert system for finansiell planlegging har bedre forutsetninger for kontinuerlig å jobbe med sin finansielle planlegging, noe som er en stor fordel hvis du ønsker å implementere en effektiv arbeidsprosess for scenario-planlegging.
6 trinn for å få en effektiv prosess for scenario-planlegging
1. Identifiser drivere
Identifiser de mest kritiske driverne for virksomheten din. Du vil trenge disse driverne for å jobbe parameterstyrt og for å kunne gjøre antakelser og endringer som umiddelbart påvirker hele det finansielle utsynet. For eksempel, hva skjer når vi endrer prisene våre med 10 % – hvordan vil dette påvirke inntektsvekst, kostnader og til slutt kontantstrømmen? Hva slags effekt vil dette ha hvis du legger til salgsrepresentanter i en avdeling eller endrer antakelsene for lønnsøkninger?
For å lykkes med scenario-planlegging trenger du en solid driver-basert prosess som bygger opp hele resultatregnskapet og balanseprognosen din.
2. Utnytt dataene
Mengden tilgjengelige data øker stadig, og uten korrekt data er det umulig å jobbe smidig. Du kan jobbe mer kvalitativt ved å integrere riktige systemer som ditt ERP med dine finansielle planleggingsprosesser. Dette vil øke tilliten til prosessen, noe som gjør at du kan fatte mer kvalifiserte beslutninger basert på korrekte data og antakelser.
Eksempler på data inkluderer salgsvolumer, antall ansatte, lønnsdata, historisk regnskapsdata osv.
3. Systematiser & automatiser
Hvis du ikke allerede har et dedikert system for finansiell planlegging, må du identifisere hvilke systemer som kan tilpasses og støtte virksomheten din. Et system som effektiviserer hele den finansielle planleggingsprosessen og lar deg arbeide data- og parameterstyrt er nødvendig for raskt og effektivt å teste og evaluere ulike scenarier.
Utnytt systemet til å automatisere deler av prosessen slik at du kan minimere tiden brukt på å forberede og administrere nye prognosescenarioer.
4. Optimaliser involvering
Du må bestemme et rimelig nivå for involvering fra resten av organisasjonen. Hvor i organisasjonen trengs innsikten for å bygge opp en kvalitativ prognose? Hvis du har lykkes med de tre første trinnene, kan det være fornuftig å gjøre ett scenario med høy grad av desentralisering. Etter det kan du begrense ytterligere scenarioer til bare å involvere personene i økonomiavdelingen og i organisasjonen som har best innsikt i hvordan det bestemte scenariet bør håndteres. Alle trenger ikke å være involvert i alle scenarioer, men hvis du har laget en driver-basert prosess med høy grad av automatisering, vil du ikke være begrenset av hvor mange personer du kan samle innspill fra.
5. Verste tilfelle/beste tilfelle-metoden
Den enkleste måten å komme i gang med scenario-planlegging på er den klassiske verste tilfelle/beste tilfelle-metoden. Dette betyr at du i hovedsak jobber med inntektene og deretter eksperimenterer med hvordan du må handle basert på ulike scenarier. For eksempel, hvis inntektene er 10 % lavere enn målet i april, hvordan bør vi handle med hensyn til rekruttering og andre faktorer? Hvis inntektene i stedet er høyere, bør vi da utnytte dette til å rekruttere flere ansatte?
Å lage et verste tilfelle og et beste tilfelle-scenario og sammenligne disse to utfallene vil øke kvaliteten på den finansielle prognosen. Dette betyr også at du får mer gjennomtenkte planer for hvordan du skal handle avhengig av hvilket scenario som utspiller seg.
6. Våg å utfordre og stille spørsmål
Har du lykkes med det ovennevnte? Da er det ikke langt unna å få en fullstendig smidig prosess for scenario-planlegging. Du har skapt de riktige forutsetningene for å arbeide med scenario-planlegging, der du stadig utfordrer, stiller spørsmål og oppdaterer antakelsene dine. Fordelene ved å komme hit er betydelige, siden du dermed kan være forberedt på hvordan du skal handle og reagere, samtidig som du optimerer virksomheten med bedre og mer proaktiv beslutningstaking.
