När världens hjul snurrar allt fortare, ökar behovet av att kunna laborera med sina finansiella antaganden och sin finansiella prognos. Svaret för att kunna åstadkomma detta är att snabbt och effektivt kunna ta fram och arbeta med scenarioplanering, för att på så sätt vara förberedd på hur verksamheten ska agera vid olika situationer. Det vill säga laborera med interna och externa faktorer för att se vilken effekt olika beslut och händelser får på den finansiella prognosen.
I denna artikel kommer jag att konkretisera vad scenarioplanering är, lyfta fram betydelsen av att arbeta mer med scenarioplanering men också tydliggöra hur ni möjliggör en effektiv scenarioplanering för er verksamhet.
Man kan sammanfatta scenarioplanering som en finansiell planeringsmetod för att identifiera olika händelser och risker. Scenarioplanering handlar också om att ni i förväg ska kunna simulera och jämföra olika hypoteser för att kunna fatta beslut om en väg framåt som optimerar ert finansiella utfall.
Några vanliga exempel är; vad blir utfallet av att laborera med förändrade priser och betalningsvillkor - hur påverkar det befintliga kunder samt försäljningen? Eller; vad blir det för påverkan på kassaflödet om valutan sjunker med 10% samtidigt som inflationen driver upp kostnader och löner – bör vi då dra i bromsen vad gäller nyrekryteringar eller är det bäst långsiktigt att fortsätta på inslagen väg?
Historiskt sett har man ofta arbetat med scenarioplanering, men då genom tidsödande internt arbete på finance-avdelningen. För vissa kan det fortfarande vara smidigast och snabbast att ett fåtal individer utför arbetet. Dock kan inputen från verksamheten många gånger vara både relevant och nödvändig för att öka kvaliteten och för att ansvariga i verksamheten ska förstå effekten av olika affärsbeslut.
Till skillnad från budgeten, som ofta sätter ramar för verksamheten, är syftet med scenarioplanering att våga utmana ramarna. Ni som verksamhet ska i förväg veta hur ni ska agera när olika scenarion sker för att kunna fatta så bra beslut som möjligt.
Det går däremot inte förneka att scenarioplanering kan vara tidskrävande, därför behöver man tänka igenom nivån och optimera arbetsprocessen. Betydelsen av att lyckas är stor då det:
Dessutom vågar jag påstå att ni både ökar er motståndskraft och får en fördel gentemot de konkurrenter som inte skapat förutsättningar för en effektiv scenarioplanering. Detta då ni redan har en plan och kan agera och reagera snabbt, koncist och beslutsamt. Ni har tänkt igenom era alternativ och vet hur ni ska agera, vilket minskar risk för ”panik” och dåligt beslutsfattande när nästa kris kommer.
Fördelarna är som skrivet många och utöver tidsbrist finns det idag inte mycket som hindrar en från att komma igång. Något som däremot står i vägen för många är att det finansiella planeringsarbetet sker manuellt i Excel, vilket inte bara skapar en administrativ utmaning utan också hindrar flera saker som är kritiska för att komma hela vägen fram – så som automation och komplexa drivare. Verktygen finns och har de sista åren blivit tillgängliga för betydligt fler. Vad vi sett under de senaste mer turbulenta åren är att de som skaffat ett systemstöd, haft bättre förutsättningar för att kunna arbeta mer kontinuerligt med sin finansiella planering. Detta är en stor fördel om ni ska kunna implementera ett effektivt arbete med scenarioplanering.
Identifiera de mest kritiska drivarna för er verksamhet. Ni behöver dessa för att kunna arbeta mer parameterstyrt och för att med enkla antaganden förändra och direkt få ett genomslag på helheten. Vad händer till exempel om vi korrigerar priserna med 10% - hur bidrar det till intäktstillväxt, kostnader och i slutändan kassaflödet? Vad får det för påverkan om ni adderar ytterligare säljare på en viss enhet eller korrigerar antagandet för löneutveckling?
För att lyckas med scenarioplanering behöver ni ha en starkt drivarbaserad process som bygger upp hela er resultat- och balansräkningsprognos.
Mängden tillgänglig data fortsätter växa och utan rätt data är det omöjligt att arbeta agilt med er finansiella planering. Med data från nödvändiga system integrerade med er finansiella planeringsprocess kan ni arbeta mer kvalitativt. Ni ökar säkerheten i processen och kan därför fatta mer kvalitativa beslut baserat på rätt data och rätt antaganden.
Exempel på data inkluderar försäljningsvolymdata, personalantal- och tidsredovisningsdata samt historisk redovisningsdata, etc.
Om ni inte redan har ett systemstöd behöver ni identifiera vilka systemstöd som stödjer- eller går att anpassa för er verksamhet. Ett systemstöd som strömlinjeformar hela er finansiella planeringsprocess där ni kan arbeta datadrivet och parameterstyrt är nödvändigt för att enkelt och effektivt kunna laborera med olika scenarion.
Utnyttja systemet och automatisera de delar av processen som går, för att minimera tiden ni lägger på att förbereda och administrera olika prognosscenarion.
Ni behöver landa en rimlig nivå. Vart finns insikterna i verksamheten som är nödvändiga för att bygga upp en kvalitativ prognos? Har ni lyckats med de 3 första stegen kan man tänka sig att ni genomför ett scenario med hög grad av decentralisering. Därefter kan ni begränsa olika scenarion till de individer på finance-avdelningen och i verksamheten som har bäst insikter om hur just ett sådant scenario bör hanteras. Alla behöver inte vara involverade i allt men har ni skapat en drivarbaserad process med hög grad av automation kommer ni inte vara begränsade i hur många ni kan ta in input av.
Det enklaste sättet att komma igång med scenarioplanering är den klassiska worst-case/best-case-metoden. Dvs att ni primärt utifrån intäkter börjar laborera med hur ni behöver agera vid givna tidpunkter. För att exemplifiera: Om intäkterna är 10% lägre än mål i april, hur ska vi agera vad gäller nyrekryteringar etc. Om intäkterna istället är högre, bör vi utnyttja detta momentum och rekrytera fler?
Att ta fram ett worst-case och ett best-case och jämföra dessa mot varandra, kommer innebära att ni ökar kvaliteten på den finansiella prognosen. Det innebär också att ni får mer välgenomtänkta planer för hur ni ska agera beroende på vilket scenario som blir verklighet.
Har ni lyckats med allt ovan är steget till att ta sig hela vägen till ett agilt finansiellt scenarioplanerande inte långt. Ni har då skapat förutsättningar för att arbeta med scenarioplanering där ni konstant utmanar och ställer frågor, samt enkelt uppdaterar antaganden. Fördelarna med att ta sig hit är mycket stora då ni kan vara förberedda på hur ni ska agera och reagera, samtidigt som ni optimerar er verksamhet genom bättre och mer proaktiva beslutsunderlag.
Det finns ingen exakt vetenskap hur just ni kan komma igång med scenarioplanering. Det viktigaste av allt är att hitta er nivå och er process, och skapa rätt förutsättningar. Är ni intresserade av att komma igång tar vi gärna en dialog om hur just ni skulle kunna effektivisera ett mer värdeskapande arbete med scenarioplanering – kontakta mig eller en kollega så tar vi dialogen vidare.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev så missar du inte kommande webinars eller nya blogginlägg.
