10 nøkkelfaktorer for å forbedre dine finansielle prosesser
1. Involver organisasjonen og kommuniser tydelig
Alle ansatte med innsikt i virksomheten bør involveres i budsjettet og prognosen for å skape en engasjerende prosess med et høyt nivå av ansvarlighet. Som du vet, påvirker det finansielle budsjettet og prognosen alle deler og aspekter av virksomheten. Derfor er åpenhet og kontinuerlig kommunikasjon med alle involverte av aller største betydning gjennom hele prosessen. Både strategiske og kortsiktige mål bør gjøres synlige.
2. Arbeid driver-basert
En annen viktig faktor for å øke engasjementet er å arbeide datadrevet med konsepter, KPI-er og dimensjoner som alle i virksomheten kjenner til. På denne måten blir det klart for alle hva som driver inntekter og kostnader, og hvilken innvirkning det har på virksomhetens resultater. Også kvaliteten på input og ansvar for prognosen øker når man ser på nøkkeltall i stedet for konti i resultatregnskapet. Derfor er det viktig å bruke tid på å identifisere dine viktigste budsjett-drivere og gjøre input på det nivået.
3. Lag klare rammer og mål
Som dere alle vet, er formålet med en prognose å forutsi den finansielle fremtiden til virksomheten. Godt gjennomførte og pålitelige prognoser med klare rammer og mål vil ikke bare hjelpe deg med å ta bedre forretningsbeslutninger, men også hjelpe deg å forstå virkningen av beslutningene. Med en konsekvent driver-basert prosess kan du øke dine ansattes forståelse av virksomheten, noe som gjør at de kan unngå gjettverk og hypotetiske antagelser.
Hvis det derimot mangler klarhet rundt hva som er viktig, blir det vanskelig å få en kvalitativ oversikt over din finansielle fremtid. Da kan det være en risiko for at budsjettet blir politisk, slik at i stedet for å lage et korrekt og realistisk budsjett, settes et lavt budsjett for at det lett skal kunne overgås.
4. Slutt å fokusere på kalenderår
Slutt å fokusere på kalenderår. Selv om styret krever et budsjett, hindrer ikke dette deg i alltid å se 12, 15 eller 18 måneder fremover, eller enda bedre – lage en rullerende prognose med dynamisk lengde. På denne måten får du alltid en kontinuerlig oppdatert utsikt over fremtiden. Du vil også redusere innsatsen som kreves for hver ny prognose eller budsjett.
Les mer om muligheter (og problemer) med rullerende prognoser ⭢
5. Budsjettet har ikke alle svarene
Å behandle budsjettet som det riktige resultatet du må leve opp til, hemmer ikke bare virksomheten, men er direkte kontraproduktivt hvis du ønsker å lykkes så godt som mulig. Verden rundt oss endrer seg raskere og raskere, noe som stiller høye krav til virksomheter om å være fleksible og kunne handle raskt basert på så oppdatert og korrekt data som mulig.
Mange selskaper går hele veien og implementerer en kontinuerlig og dynamisk planleggingsprosess og målstyring basert på Beyond Budgeting-konseptet.
Les mer om Beyond Budgeting – kontinuerlig og dynamisk målsetting ⭢
6. Arbeid med flere scenarier
Du kan ikke planlegge for alt, men du kan ha en idé eller forståelse av hva som er viktigst. Å kontinuerlig holde denne forståelsen oppdatert – ved å ta hensyn til eksterne markedstrender eller interne salgs- og leveringstrender – bidrar til at selskapet ditt får bedre innsikt og dermed bedre forutsetninger for å ta gode beslutninger.
Å arbeide med "hva om"-antagelser (verste- og beste tilfelle basert på ulike antagelser og scenarier) for å skape det beste mulige grunnlaget for beslutningstaking, bidrar til at den finansielle prognosen blir et kraftigere verktøy for operasjonell resultatstyring.
7. Utnytt dataene
Dataene dere som virksomhet har tilgang til, vokser usedvanlig for hvert år som går – sørg for å bruke dem! Ikke bare for å kunne planlegge bedre, men også for å kunne ta bedre beslutninger. Ved å arbeide datadrevet med kvalitetssikrede data fra dine viktigste datakilder (alt fra regnskapssystem, timeregistrering, ERP, CRM og business intelligence-plattformer), øker du forståelsen, kvaliteten på input og antagelser fremover. Med kvalitetssikrede data som utgangspunkt kan du bruke bedre fordelingsnøkler og algoritmeberegninger, og hvis du også har et system for finansielle og operative planer, får du automatiske prognoseforslag basert på dine data.
8. Minimer administrasjon
Når du har minimert manuelle feil og sikret god data og smidige integrasjoner, reduseres også den administrative tiden du investerer i prosessen. FP&A kan da i stedet ytterligere bidra til økt engasjement ved å støtte virksomheten i hvordan de må tenke og handle for å nå sine mål. FP&A kan bruke mer tid på verdiskapende aktiviteter som å optimalisere prosessen, samt analysere budsjett og prognose i mer detalj for, basert på resultatene, å ta så kvalitative beslutninger som mulig.
9. Øk kvaliteten med automatisert rapportering og oppfølging
For at budsjett og prognose skal være så kvalitative som mulig, må du kunne analysere dem i detalj. Derfor bør du sette opp velfungerende analyser for både resultater og prognoser med klare KPI-er og mål. Ved å integrere din løsning for budsjett, prognose og planlegging med Excel, Google Sheets eller et business intelligence-system, kan du arbeide sømløst med økonomisk planlegging og analyse. Du får en sømløs og komplett løsning med automatisk oppdaterte strukturer, resultatregnskap og rapporter.
10. Bruk Excel – men ikke til alt
Excel er et utrolig kraftig verktøy som vi i Planacy elsker, men det er ikke egnet til alt. Hvis du ønsker å sette opp ulike scenarier, arbeide oftere, øke engasjement og ansvarlighet i prognosen, må du redusere administrasjonstiden (som nevnt i punkt 8). I Excel kreves det imidlertid mye tid for å forberede, drifte og konsolidere prosessene dine. Når mange personer er involvert, risikerer du også unøyaktige tall på grunn av menneskelige feil.
Bruk Excel til det Excel er godt for, men for å arbeide mer kontinuerlig og datadrevet med budsjett- og prognoseprosessen bør du investere i en planleggingsplattform som kan tilpasses din virksomhet og unike prosesser.
Les mer om hvordan du vet når det er på tide å forlate Excel? ⭢
