Steg-för-steg guide till lyckad implementation

Att lämna Excel för ett modernt budgetverktyg har aldrig varit enklare

I vår årliga studie The State of Corporate Financial Planning framgick det att ca var tredje bolag har investerat i ett modernt budgetverktyg för bättre budget- och prognosprocesser.  Majoriteten av de resterande bolagen arbetar kvar i Excelmodeller (eller andra kalkylark) för att administrera och driva sina finansiella prognosprocesser. Detta medför ofta flera brister. Studien visar att de företag som har implementerat ett dedikerat budgetverktyg upplever högre engagemang och ägandeskap i verksamheten, samt bättre prognoskvalitet.

Med så uppenbara fördelar - hur kommer det sig att alla företag inte investerar i ett modernt systemstöd för budget och prognos? 
Genom våra diskussioner med över tusen medelstora till stora företag har vi identifierat tre huvudsakliga hinder:

1. Investeringsbeslutet görs större än vad det behöver vara  

Företag utgår ofta ifrån att det krävs ett stort IT-projekt för att implementera ett nytt budgetverktyg. Detta var kanske sant förr, men med moderna SaaS-lösningar i molnet kan de allra flesta företag vi träffar komma igång på mindre än 2 månader.  

2. Allt ska lösas på samma gång 

Istället för att lösa de mest kritiska processerna och problemen, tenderar många bolag att försöka lösa allt på en gång. Detta är sällan en lyckad strategi, eftersom det gör implementationen både långsammare och dyrare än nödvändigt. Dessutom landar denna sorts lösning sällan optimalt då lösningen ofta blir svår att överblicka. 

3. Det är för mycket att göra och man ”hinner inte” prioritera framåtblickande aktiviteter 

Detta kan till stor del sammanfattas genom följande klassiska bild. Det läggs så mycket tid på att göra budget- och prognosarbetet att man inte hinner utveckla processerna – och än mindre att systematisera och automatisera dessa processer.  

De företag som ständigt utvecklar sina processer och metoder är också de bolag som upplever att de får ut högst värde av sitt finansiella prognosarbete. Dessa företag ser inte den finansiella planeringen som en skrivbordsprodukt, utan arbetar kontinuerligt för att automatisera delar av arbetet och därmed möjliggöra ett mer värdeskapande och frekvent arbete. På detta sätt kan man få en kvalitativ och uppdaterad finansiell prognos som kan fungera som ett mer strategiskt styrinstrument.  

Mer konkret, hur gör man för att förflytta sin process till ett datadrivet systemstöd? 

Fokuserar vi på ett datadrivet systemstöd för den finansiella planeringen kan svaret variera från bolag till bolag, men det finns flera gemensamma nämnare: 

1. Identifiera den verkliga målbilden 

Vad är ert mål med budgetverktyget? Vill ni minska tiden ni lägger på det finansiella planeringsarbetet? Vill ni minska huvudvärken och övertiden som krävs för att administrera och sammanställa en budget? Önskar ni öka frekvensen och snabbare kunna få fram nya prognoser? Vill ni öka engagemanget och ägandeskapet i verksamheten? Eller är det en kombination av alla dessa faktorer? En tydlig målbild är viktig både för att kunna identifiera rätt systemleverantör men också för att skapa optimala möjligheter för att lyckas med projektet.  

2. Fokusera på problemet 

Försök fokusera på det verkliga problemet. Låt inte alla få lämna in sin önskelista och anlita definitivt inte extern hjälp för en förstudie. Det blir lätt blir en dyr och utopisk skrivbordsprodukt. Ni vet vad som är viktigast. Ni har bäst förutsättningar att lyckas om ni själv gör jobbet som krävs. Genom att ha identifierat målbilden och själv ansvara för att fokusera på problemet kommer ni relativt snabbt kunna söka fram ett nödvändigt urval av väletablerade systemstöd.  

3. Försök inte lösa allt på en gång  

Den finansiella styrningen är inte statisk och den kommer därför aldrig bli färdig. Omvärlden och förutsättningarna förändras i allt snabbare takt och det viktiga är därför att ni har möjligheten att komma igång snabbt och att ni därefter successivt optimerar processen och systemet utifrån omvärlden. De moderna budgetverktyg i molnet är anpassningsbara till en låg kostnad, vilket leder till att ni skaffar er ett systemstöd som kan utvecklas tillsammans med er

4. Reservera nödvändig tid och börja arbetet 

Att investera i ett budgetverktyg som är anpassat för era verksamhetsprocesser och er affärslogik kräver att ni reserverar tillräckligt med tid. Idag räcker det kanske att ni reserverar några timmar i veckan under en eller två månader för att rulla igång ett systemstöd som är anpassat för er. Istället för att fortsätta dra eller putta en defekt excelprocess framåt är det mindre smärtsamt att dra av plåstret direkt. Om ni sätter av den tiden redan idag så optimerar och systematiserar ni processen för att minska den administrativa tiden i framtiden. På samma gång, kanske också den viktigaste delen, ökar ni också värdet av ert finansiella planeringsarbete. 

Vad vinner man på att göra det? 

Vad man vinner på att investera i ett budgetverktyg beror såklart delvis på vilken målbild just ert företag har. För de flesta företag som har investerar i ett modernt systemstöd för ett datadrivet arbete leder implementationen till: 

• Att man minskar huvudvärken och övertiden på företaget
• Att man skapar bättre förutsättningar för att arbeta drivarbaserat med bättre kvalité på arbetet
• Att man gör det mer transparent för alla i verksamheten vad som driver intäkter, kostnader, resultat och kassaflöde
• Att man ökar engagemang men också ägandeskap över företagets finansiella mål och prognoser
• Att man skapar bättre förutsättningar för att arbeta mer frekvent med prognoserna och därmed skapar man en situation där man kontinuerligt har koll på den finansiella prognosen
• Att man förflyttar fokus från att skapa en prognos till att driva diskussion och förändringar, och på så vis optimerar verksamheten 
   

Många företag vill arbeta datadrivet men långt ifrån alla lyckas, eftersom de är fast i gamla synsätt och gör problemet större än vad det behöver vara. De flesta medelstora företag kan komma igång med ett effektivare och mer datadrivet arbete i deras finansiella planering inom 2 månader. ”Allt” som krävs är egentligen att ni börjar och ju tidigare ni börjar desto mer tid kommer ni ha imorgon. 

Vill du prata med någon av våra erfarna planeringsspecialister för att höra mer om hur ni skulle kunna gå från Excel till ett mer datadrivet budgetvektyg? Boka ett möte eller skicka mig ett mail så styr jag upp ett samtal.