Direktupphandling vs Offentlig upphandling

– Direktupphandling innebär att man köper direkt från en leverantör utan annonsering eller konkurrensutsättning ( oftast vid låga belopp).

– Offentlig upphandling sker enligt LOU och innebär att flera leverantörer ges möjlighet att lämna anbud inom givna regler och tidsramar.

LOU (Lagen om offentlig upphandling) - LOU reglerar hur offentliga verksamheter ska köpa varor och tjänster. Syftet är att skapa öppen konkurrens och säkerställa att alla leverantörer behandlas lika.

Proportionalitetsprincipen – betyder att kraven i en upphandling ska stå i rimlig proportion till det som faktiskt upphandlas. Det vill säga – krav får inte vara mer långtgående än vad som behövs för att uppnå syftet.
 

Behovsanalys - en behovsanalys kartlägger vad verksamheten verkligen behöver och vilka mål som ska uppnås med ett nytt systemstöd. Behovsanalysen utgör grunden för en realistisk och träffsäker kravspecifikation.

Förfrågningsunderlag  - ett förfrågningsunderlag (även kallat upphandlingsdokument eller anbudsförfrågan) är det samlade dokumentet som beskriver kraven, villkoren och hur anbuden ska utvärderas. Det ligger till grund för hela upphandlingen och är offentligt när tilldelning skett.

RFI (Request for Information) - en RFI utgör en skriftlig marknadsdialog där kommunen tidigt i upphandlingsprocessen ställer frågor till leverantörer för att förstå vilka lösningar som finns. Syftet är att skapa bättre krav och en mer rättvis upphandling.

Marknadsdialog – en marknadsdialog är ett strukturerat sätt för kommunen att föra en öppen dialog med leverantörer innan en upphandling annonseras. Syftet är att förstå marknadens lösningar, nya arbetssätt och tekniktrender med målet om att att kraven i upphandlingen skall vara relevanta, rimliga och konkurrensneutrala.

Ska-krav vs Bör-krav

– Ska-krav är obligatoriska krav som måste uppfyllas för att ett anbud ska vara giltigt.

– Bör-krav är önskvärda funktioner som ger mervärde men inte är krav för att delta.

Utvärderingsmodell  – en utvärderingsmodell förklarar hur kommunen kommer att jämföra anbud t.ex. hur pris och kvalitet vägs mot varandra.

Tilldelningskriterier – anger de faktorer som värderas t.ex. användarvänlighet, support, säkerhet och driftkostnad.

Förhandlat förfarande – vid ett förhandlat förfarande kan kommunen ha dialog med en eller flera leverantörer efter att anbud lämnats med syfte att t.ex. förtydliga lösningar eller justera pris. Detta förfarande används ofta vid mer komplexa upphandlingar som t.ex. för systemstöd eller digitala tjänster.

Avtalsspärr - en avtalsspärr är den period som kommer efter tilldelningsbeslutet (minst 10 dagar) då avtal inte får tecknas. Tiden finns för att ge leverantörer möjlighet att begära överprövning om något upplevs otydligt eller felaktigt.

SaaS, OnPrem och Cloud

– SaaS (Software as a Service) - ett system som levereras som molntjänst via internet.

– OnPrem (On Premise) - ett system som installeras och driftas i kommunens egna servrar.

– Cloud - ett samlingsbegrepp för molnbaserade tjänster där leverantören ansvarar för driften.

TCO (Total Cost of Ownership) – TCO beskriver den totala kostnaden för ett system över hela dess livslängd – inte bara licenskostnaden. TCO kan t.ex. inefatta kostnader även för införande, drift, support, utbildning, konsulttimmar samt framtida uppgraderingar.

Förvaltningsplan / uppföljning – om du senare lägger till fler definitioner