Den ultimata guiden till Zero-Based Budgeting (ZBB) 2024

Vad är Zero-based budgeting? 

Zero-based budgeting, eller ZBB, är en metod där en organisation skapar sin budget från noll varje period och motiverar varje kostnad. Till skillnad från traditionell budgetering där man använder historisk data som grund, ser ZBB metoden varje ny period som unik, vilket kräver en detaljerad analys av varje kostnad för att säkerställa att den är nödvändig. Detta ska då leda till en mer noggrann och genomtänkt budgetering, där inneffektiva eller föråldrade utgifter enklare kan identifieras. Flera stora företag som Unilever, Kraft Heinz och 3G Capital har framgångsrikt implementerat ZBB för att effektivisera sina verksamheter och minska kostnaderna. 

Zero-based budgetings popularitet 

ZBB tenderar att öka i popularitet i tider av ekonomisk osäkerhet, exempelvis under lågkonjunkturer eller finansiella kriser, eftersom metoden gör det möjligt för företag att noggrant granska varje utgift och eliminera onödiga kostnader – vilket är särskilt viktigt när vinstmarginalerna är snäva, eller kostnadsbesparande åtgärder är nödvändiga.  

Uppkomsten av sofistikerade verktyg för finansiell planering har också gjort ZBB mer tillgängligt. Tidigare sågs processen som väldigt tidskrävande, men med moderna molnbaserade plattformar och lösningar för finansiell planering och analys (FP&A) blir det enklare för företag att implementera ZBB genom att automatisera delar av processen. 

Zero-based budgeting vs. traditionell budgetering 
Medan traditionell budgetering använder historiska data som grund och tillämpar inkrementella ändringar, börjar som tidigare nämnt Zero-based budgeting från noll varje period. Vi har sammanställt några av de största skillnaderna nedan:  

Fördelar med Zero-based budgeting

1. Kostnadseffektivitet

Genom att eliminera automatiska budgetökningar kan ZBB hjälpa organisationer att minska onödiga kostnader – fokus ligger på utgifter som verkligen driver intäkter.

2. Förbättras strategisk inriktning

ZBB kopplar varje spenderad krona till företagets strategiska mål, vilket säkerställer att resurser fördelas där de skapar mest värde. 

3. Ökad ansvarsskyldighet

ZBB främjar transparens och ansvar. Chefer måste motivera sina utgifter, vilket leder till mer genomtänkta och pålitliga budgetförslag. 

4. Flexibilitet

Till skillnad från traditionell budgetering, som ofta låser organisationer till förutbestämda utgiftsnivåer, är ZBB mer flexibelt – vilket gör det lättare för företag att anpassa sig efter förändrade marknadsförhållanden eller en ny strategi. 

Nackdelar med Zero-Based Budgeting 

1.Tidskrävande

Att implementera ZBB kräver mycket resurser, både i tid och personal. Att börja från noll kräver en noggrann analys av varje kostnad, vilket gör budgetprocessen mer tidskrävande än traditionella metoder. Detta kan vara en belastning för många organisationer, särskilt mindre företag som har begränsad personalstyrka. 

2. Korttidsperspektiv

Fokuset på kostnadsbesparingar kan ibland leda till att chefer prioriterar kortsiktiga besparingar framför långsiktiga investeringar, så som forskning och utveckling (FoU). 

Är Zero-based budgeting rätt för din organisation? 

Zero-based budgeting kan vara en game-changer för företag som vill optimera sina utgifter och göra den finansiella planeringen mer disciplinerad. Metoden är dock bäst lämpat för de organisationer som har resurser och engagemang för att hantera en mer tidskrävande process. För företag som står inför snabba marknadsförändringar eller fokuserar på strategisk tillväxt kan ZBB:s flexibilitet och kostnadseffektivitet vara väldigt fördelaktigt. 

Även om ZBB är populärt i vissa branscher så som tillverkning, detaljhandel och FMCG (snabba konsumtionsvaror), är det mindre vanligt i branscher som fokuserar mer på research och utveckling där långsiktiga investeringar och innovation är avgörande. Detta eftersom ZBB, som nämnt ovan, kan leda till ett allt för stort fokus på kortsiktiga besparingar vilket i sin tur kan ha en negativ inverkan på de långsiktiga strategiska målen. 

Hur implementerar man Zero-based budgeting? 

Det kan kännas överväldigande att ställa om och implementera Zero-Based Budgeting, men med ett strukturerat tillvägagångsätt och en modern FP&A plattform behöver det inte vara allt för svårt (så länge ni har tillräckligt med resurser). Så här kommer ni igång: 

 1. Börja från noll

I ZBB måste varje avdelning börja med att motivera hela sin budget från grunden. Denna process eliminerar antaganden baserade på förra årets siffror och tvingar fram en kritisk granskning av varje kostnad. 

 2. Identifiera nyckelfunktioner och kostnader

Dela upp organisationen i funktionella områden och lista de aktiviteter som är nödvändiga för att nå era affärsmål. Utifrån detta skapar ni en lista över associerade kostnader och grupperar dem efter prioritet och nödvändighet. 

 3. Motivera varje kostnad

Varje avdelning måste motivera varje rad i budgeten och visa vilken avkastning en investering resulterat i eller hur kostnaden stämmer överens med företagets strategiska mål. Kostnader som inte genererar värde reduceras eller elimineras. 

 4. Prioritera utgifter

Efter utgifterna motiverats ska de rangordnas efter betydelse. Detta säkerställer att nödvändiga aktiviteter är fullt finansierade, medan mindre viktiga utgifter skalas ner eller tas bort. 

 5. Granska och godkänn

Cheferna granskar sedan alla inskickade budgetar, kontrollerar att de överensstämmer med de övergripande affärsmålen, och gör nödvändiga justeringar.  

Redo att revolutionisera er budgetering? 

Zero-based budgeting kan vara ett kraftfullt verktyg för de företag som vill anpassa sin finansiella planering efter företagets strategiska mål. Även om ZBB kräver mer tid än traditionella metoder så gör de långsiktiga fördelarna – kostnadseffektivitet, accountability och flexibilitet – att metoden kan vara en värdefull investering. Oavsett om ni är ett stort företag eller ett växande bolag kan införandet av ZBB, eller zero cost budgeting, hjälpa er att optimera resurserna och driva hållbar tillväxt. 

Om ni överväger att implementera Zero-based budgeting för att optimera företagets finansiella planering kan Planacy förenkla och effektivisera processen. Planacys kraftfulla FP&A-plattform integrerar drivarbaserad budgetering, scenarioplanering och automatiserade arbetsflöden, vilket gör implementeringen av ZBB mindre resurskrävande och mer effektivt. Med sömlösa integrationer och ett anpassningsbart gränssnitt säkerställer Planacy att er finansiella planering är i linje med era strategiska mål – samtidigt som ni sparar tid och minskar administrativt arbete. 

Redo att se hur Planacy kan revolutionera er budgeteringsprocess? Läs mer om vårt erbjudande eller boka en demo idag och upptäck hur vi kan hjälpa er att göra Zero-based budgeting enklare, smartare och mer effektivt.