Beyond Budgeting

Varför kan den klassiska budgeten vara ett problem?

Budgeten är ett klassiskt styrmedel som ska gå i linje med den övergripande affärsplanen, planera resurserna och föra verksamheten närmre de uppsatta målen. Problemet är att det ofta är få i verksamheten som upplever att en budget lever upp till allt detta. Ofta kan den snarare upplevas hämmande och kontraproduktiv – i synnerhet vad gäller att föra verksamheten närmare de uppsatta målen.

Att arbeta mot en fiktiv deadline med sedan tidigare fastställda ramar kan i vissa fall vara bra, men tyvärr kan det också leda till att man inte tar tillvara på de möjligheter som dyker upp längst vägen. Det blir också svårt att anpassa verksamheten i den takt som behövs för att verkligen exekvera mot den långsiktiga affärsplanen eller mer kortsiktiga målsättningar.

För att ge ett exempel: på grund av yttre faktorer kan budgeten för resekostnader ha maximerats när det fortfarande återstår tid innan den fiktiva deadlinen. Man inför då kostnadsbesparingar för resor och missar möjligheter som i värsta fall kan vara intäkts- och tillväxthämmande. Ett annat exempel är att man inför ett rekryteringsstopp för att man slagit i taket för personalkostnaderna då ersättningsrekryteringarna kostade mer än budgeterat.

Man höll budgeten – men var det långsiktigt det bästa för verksamheten?

En annan kritik mot den klassiska budgeten som ofta framförs är att den ofta är förlegad – till och med innan styrelsen ens hunnit besluta om den. Världen vi lever i är mer snabbföränderlig och oförutsägbar än någonsin och behovet av en agil och dynamisk verksamhetsstyrning blir allt större.

Agil och budgetlös styrning - Beyond Budgeting

Idag finns det ett flertal större bolag som lämnat den traditionella budgeten bakom sig och övergått till en beyond budgeting-strategi med agil verksamhetsstyrning, exempelvis: Volvo, SKF, ICA, Ericsson, Vattenfall, m.fl.. Om man tittar bredare är det dock fortfarande väldigt få verksamheter som vågat – eller lyckats – lämna budgeten bakom sig. Skälen till detta kan vara många: så som svårigheterna att etablera den nya strukturen, bristande förankring, kulturella hinder eller avsaknaden av ett systemstöd, för att nämna några.

Beyond Budgeting – Minskad kontroll och mer dynamisk styrning

Det man vill uppnå med beyond budgeting är att implementera relevanta styrmedel som löpande stödjer verksamhetens strategiska inriktning – man vill se bortom den traditionella, redovisningsfokuserade styrningen och istället följa för verksamheten välkända KPI:er, begrepp och drivare samtidigt som man förflyttar verksamheten från ”command & control” till ”empower and adapt”. Detta innebär en förflyttning där man inte längre strävar efter kontroll utan efter att frigöra handlingsutrymme för verksamheten att förändras med omvärlden. En dynamisk styrning kan implementeras på ett flertal olika sätt i en organisation. Ett av de mest populära sätten är att arbeta med rullande prognostisering, men även dynamisk resursplanering och en målsättningsbaserad styrning är alternativ på hur organisationer arbetar med beyond budgeting.

För att kunna åstadkomma detta krävs inte bara en ordentlig investering i att förstå verksamhetens KPI:er och drivare på djupet, utan också en kulturell förändring där alla i verksamheten – från styrelse till ledning, mellanchefer och anställda – behöver ha en samsyn kring hur verksamheten ska planeras och följas upp. Strategi och målsättningar måste vara glasklara och IT-system bör implementeras för att stödja verksamheten i arbetet.

Beyond Budgeting kräver ett dynamiskt och aktivt prognosarbete – och välfungerande systemstöd

När den traditionella budgeten överges behöver man implementera ett dynamiskt och aktivt prognosarbete. Uppföljningen och prognosarbetet kommer bli ett mer kontinuerligt arbetsmoment för att uppnå en högre grad av flexibilitet, ökad proaktivitet samt anpassningsförmåga – allt i enlighet med en tydlig affärsplan och de kort- och långsiktiga målsättningarna. Detta är något som ställer höga krav på det systemstöd man använder.

Läs mer om möjligheter (och problem) med rullande prognos ⭢

Tydliga business intelligence applikationer – som synliggör KPI:er och drivare för alla i verksamheten – måste implementeras, och likaså ett systemstöd som möjliggör ett proaktivt, datadrivet och kontinuerligt prognosarbete utefter en dynamisk och flexibel struktur. Detaljnivån må bli lägre, men frekvensen kräver en integrerad systemuppsättning som på djupet stödjer det nya arbetssättet och som ökar ägandeskapet för alla involverade.

Vill ni diskutera era förutsättningar och hur ni kan förflytta er verksamhetsstyrning bortom budgeten till en mer proaktiv, kontinuerlig och dynamiska styrning? Välkommen att söka kontakt med oss.