Möjligheter (och problem) med rullande prognos år 2025

Klassisk budget och prognos

Att lägga en budget under hösten för nästkommande år och sedan göra prognosjusteringar månadsvis, kvartalsvis eller halvårsvis är fortfarande den vanligaste metoden som används av flest företag (ladda ner TSOCFP för fler datapunkter).

Fördelar med klassisk prognosmetod

Att använda denna metod och genomföra en gedigen budget under hösten kan vara fördelaktigt då samtliga inblandade i processen vanligtvis avsatt tid för arbetet. Att sedan prognostisera några gånger under året fungerar bra om man exempelvis har uppföljning på samma period, exempelvis kvartal.

Begränsningar med klassisk prognosmetod

En stor nackdel med denna prognosmetod är att man tenderar att aldrig blicka längre fram än budgetåret. Detta gör att prognosen som görs under hösten endast har en framåtblickande horisont på några månader vilket såklart gör det svårt att förutse och planera för företagets framtida ekonomiska situation. Detta är en stor anledning till att många vill gå över till att göra rullande prognos. Med rullande prognos blickar man vanligtvis minst ett år framåt oberoende av vilken månad på året man befinner sig i.

Ytterligare en nackdel med en vanlig budget och prognos som ofta drabbar större bolag är den klassiska budgeteffekten där chefer tenderar att spendera resten av sin budget i slutet av året för att de inte ska få mindre pengar året därpå. Det blir svårt för företag att effektivisera kostnadssidan och spara pengar om många tänker så.

Många av de som går över till att jobba rullande vill ofta göra tätare prognoser, exempelvis månadsvisa istället för kvartalsvisa. Detta är egentligen ingenting som är relaterat just till att det är rullande eftersom du kan göra månadsvisa uppdateringar av en vanlig budget och prognos också – men ofta hänger det ihop eftersom man oftast måste systematisera och automatisera den finansiella planeringen för att undvika att arbetsinsatsen blir allt för tidskrävande.

Rullande prognos: 12–18 månader

Många av de som skaffar Planacy gör det för att de vill kunna gå över till att jobba rullande, prognostisera tätare och blicka längre framåt. Just detta med att snabbt kunna ställa om och uppdatera sin budget och prognos är väldigt aktuellt just nu då Covid 19 påverkat hela världen, inte minst alla företag.  Det är troligt att många företag just nu har budgetar som inte är särskilt aktuella längre.

Man kan göra rullande prognos på flera olika sätt och med olika prognoshorisonter. Antingen uppdaterar man ett specifikt antal kvartal framåt eller så gör man det månatligen. Ett vanligt begrepp är ”Rullande-12”, vilket indikerar att man kör rullande prognos med 12 månader som prognoshorisont.

Fördelar med rullande prognos

Att göra en rullande prognos hjälper företag att få bättre framåtblick – och inte bara för nästkommande verksamhetsår. Att jobba rullande-12 är effektivt då man uppdaterar samma månad nästa år baserat på den månad man precis stängt, vilket gör att man kan få en bättre precision i sin prognos. Detta gäller allra helst om man har återkommande likheter i de månatliga fluktuationerna.

Allt fler företag väljer att prognostisera rullande med en längre tidshorisont, exempelvis 15 månader istället för 12 månader. Fördelen då blir att man får en något längre framåtblick, där man i september får nästa års budget ”på köpet”, vilket gör att man kan spara väldigt mycket tid i budgetprocessen och effektivisera hela det finansiella planeringsarbetet. 

Av de företag som i dagsläget vill uppdatera sin prognoshorisont vill 63% börja arbeta rullande, enligt rapporten The State of Corporate Financial Planning 2025. Av de som ännu inte arbetar rullande uppger 95% att detta beror på att de saknar ett dedikerat systemstöd som kan hantera metoden på ett bra sätt. 

Begränsningar med rullande prognos

En begränsning vid de vanliga typerna av rullande prognos är att man bara får en prognos till samma månad nästkommande år om man har det på en 12 månaders horisont, alternativt någon månad ytterligare om man har det på en längre tidshorisont. Detta gör att man inte kan göra jämförelser mellan åren, vilket begränsar analysen. Likaså tenderar de flesta inom en organisation att tänka i kalenderår, exempelvis säljare som ofta tänker vad de behöver sälja för nästkommande år – inte de kommande 15 månaderna.

En annan problematik vid rullande prognos på 12–18 månader är hantering av säsongseffekter. Även om man kan få en mer precis prognos på säsongseffekterna med hjälp av rullande prognos så kan det bli problematiskt att jämföra mellan åren.

Om vi tar en gymkedja som exempel; tänk att de prognostiserar rullande 15 månader. I slutet av året kommer de då få med två januari i beräkningarna – och vad gör folk i januari? De har gjort nyårslöften om att börja träna och köper gymkort. I april får man istället bara med en januarimånad i beräkningen och då går det inte att jämföra de olika 15 månadsblocken mot varandra. Det finns ingen fast punkt här eftersom försäljningen kan skilja så mycket beroende på vilken månad av året det är. Då måste den som prognostiserar alltid hålla koll på det.

Rullande prognos: Innevarande år plus nästa (dynamisk längd)

Den prognosmetod vi på Planacy anser vara den bästa är: Rullande prognos med dynamisk längd, dvs. innevarande år plus nästa. Istället för att prognostisera på ett fast antal månader framåt, exempelvis 15 månader, läggs prognosen mellan 13–24 månader framåt. Alltid innevarande år och ett helt år till.

Historiskt har detta inte varit den vanligaste metoden men användandet har ökat markant de senaste åren. Siffrorna har fördubblats de senaste tre åren, från 15% år 2022 till 30% år 2025 (enligt TSOCFP).

Vår årliga rapport The State of Corporate Financial Planning visar en tydlig korrelation mellan hög upplevd kvalitét på prognosen och huruvida man använder en dynamisk och mer rullande metod. En del av våra kunder har inledningsvis valt att arbeta med en "vanlig" rullande prognos med fast månadsperspektiv, men majoriteten av dessa har sedan ändrat sig och gått över till att istället arbeta med dynamisk rullande prognos. Det är också en av de stora fördelarna i Planacy – det är lätt att ställa om och ändra sin process för att hitta det optimala arbetssättet för sin verksamhet.

Fördelar med denna dynamisk rullande prognos

Om du befinner dig i januari ett år kanske du lägger mer krut på det första året eftersom det är de första 11 månaderna. År två lägger du sedan med lite mindre precision. Ju närmare årsslutet du kommer desto mer kommer du fokusera på nästa år i takt med att ni fyller på utfall från första året. Denna metod är helt oslagbar eftersom man får ett långt fönster framåt, och fördelarna av att alltid kunna titta på både fasta år och kvartal. Du kan också jämföra mot förra året utan problem med säsongseffekter.

Efter varje månad fylls utfallsdata på och erbjuder möjligheten till en korrigering av prognosen för samma månad nästa år. I Planacy kan man då också välja att sätta upp ett automatiskt prognosförslag, exempelvis baserat på historisk tillväxt under respektive månad. På så sätt kan man effektivisera den rullande prognosen, men man får också på ett enklare sätt med säsongseffekten.

Boka en demo

Begränsningar med dynamisk rullande prognos

Denna metod kan vara mindre effektiv för företag med hög tillväxt och som exempelvis kraftigt expanderar via förvärv. Eftersom dessa bolags siffror tenderar att ändras på väldigt kort tid kan en ”innevarande + nästa års prognos” tendera att bli överflödig.

Illustration av olika prognosmetoder

Prognostisering i Planacy

I Planacy kan ni effektivisera ert arbete med datadrivna processer och arbeta mer frekvent med er prognos. Plattformen anpassas utifrån era processer samt er affärslogik och ni kan självklart arbeta enligt den prognosmetod som ni föredrar, även om det finns många fördelar med att förlänga prognoshorisonten när man använder ett system som kan automatisera stora delar av processen. Det viktigaste är att utmana och ständigt utveckla sin egen process för att optimera ett värdeskapande arbete med finansiell planering.

Som tidigare nämnt kan Planacy dessutom enkelt ställas om ifall man vill byta prognosmetod. Detta är tekniskt möjligt eftersom vi hämtar in all utfallsdata och justerar vilken utfallsdata som ska visas med hjälp av ett intelligent tidsfilter. Om vi vill visa 15 månader i mallen istället för 12 månader behöves bara en enkel justering av tidsfiltret, vilket inte tar mer än någon minut. Det innebär exempelvis att om man vill gå tillbaka till klassisk budgetering och prognostisering under någon period för att sedan kunna återgå till rullande igen är det inga problem. Ni kan även arbeta med flera metoder parallellt.

Gör prisförfrågan