Hur effektiviserar man prognosarbetet?

När processen blir så tung att analysen får stå tillbaka 

I många organisationer är det fortfarande en Business Controller eller motsvarande roll som håller ihop hela planeringsprocessen. Det innebär inte bara ansvar för siffrorna, utan också för utskick, versioner, påminnelser, sammanställningar, kontroller och konsolidering. Prognosen uppdateras ofta bara vid ett par större tillfällen under året, vanligen en gång på våren och en gång efter sommaren. 

Budget- och prognosprocesser växer ofta fram över tid genom nya krav, manuella lösningar och lokala anpassningar. Resultatet av detta blir ofta till slut processer som är både tidskrävande och svåra att överblicka. Många controllers beskriver processer som pågår i tre till fyra månader. Excel-filer skickas fram och tillbaka, konsolideras manuellt och kräver stor detaljkunskap för att allt ska landa rätt. I vissa fall handlar det om 35–40 flikar per kostnadsställe. Då är det inte särskilt konstigt att mycket av tiden för prognosarbetet går till administration i stället för analys. 

Och det är just där frustrationen ofta ligger. Controllers förväntas bidra med bättre beslutsunderlag, högre affärsförståelse och mer analys, men fastnar i arbetssätt där stora delar av tiden går åt till att hålla processen levande. 

Problemet är inte att behovet av tätare uppdateringar saknas. Problemet är att processen är för tung. När varje prognos blir ett mindre projekt är det svårt att arbeta löpande, även om verksamheten egentligen skulle behöva det. Ett tydligt önskemål från många controllers är därför att kunna uppdatera prognosen oftare, månadsvis eller kvartalsvis, utan att det innebär mer administration. 

Excel skapar inte bara merarbete – det skapar också osäkerhet i prognosarbetet 

Excel är fortfarande en central del av många planeringsprocesser, men när kalkylbladet blir själva infrastrukturen för budget, prognos och uppföljning uppstår ofta flera välkända problem samtidigt: trasiga formler, versionsproblem och osäkerhet kring vilken fil som faktiskt gäller. Ofta upptäcks inte felen förrän långt senare. Detta gör prognosen svagare som styrinstrument och även att controllerns arbete riskerar att handla mer om att reda ut oklarheter än att skapa faktiska insikter.

Samtidigt handlar utmaningarna sällan bara om Excel i sig. Många organisationer arbetar redan med flera olika system för ERP, BI och planering, men upplever ändå att processerna blir fragmenterade, manuella och svåra att hålla ihop. Data finns i ett system, rapportering i ett annat och planering i ett tredje – ofta med Excel som mellanlager däremellan. När systemen inte hänger ihop uppstår lätt nya manuella mellanled, integrationsproblem och lokala speciallösningar som gör processerna ännu svårare att överblicka och utveckla över tid.

Utmaningen handlar därför inte bara om vilket verktyg man använder. Det handlar om att skapa ett arbetssätt där planering, uppföljning och analys faktiskt hänger ihop och där processerna är tillräckligt tydliga för att kunna användas och utvecklas av verksamheten över tid.

En annan återkommande utmaning är att budget och prognos ofta blir för controllerdrivna, dvs. att chefer och budgetansvariga ute i verksamheten inte alltid upplever ägandeskap för sina siffror, särskilt inte när mycket sker via filer, manuella justeringar och central sammanställning. Då blir controllern den som får jaga in underlag, följa upp svar och i praktiken bära ett större ansvar än rollen egentligen borde göra. Det skapar frustration och gör det svårare att få till ett arbetssätt där fler faktiskt bidrar på riktigt.

Problemet är därför inte bara lågt engagemang. Problemet är att processen ofta är utformad på ett sätt som gör det svårt att skapa engagemang och ägandeskap ute i verksamheten. Någonting som enligt den årliga rapporten The State of Corporate Financial Planning ofta leder till starkt ägandeskap och engagemang är:

• moderna och användarvänliga systemstöd
• tydliga processer
• mer drivarbaserade arbetssätt

Ladda ner rapporten ⭢

Personberoendet gör processen sårbar 

I många företag och verksamheter finns det en eller ett fåtal personer som verkligen kan hela logiken bakom planeringen. De vet vilka filer som används, hur modellerna hänger ihop och vilka manuella steg som krävs för att allt ska bli rätt.

Detta gör såklart processen sårbar – om denna person slutar, byter roll eller bara inte är tillgänglig, uppstår snabbt problem. Dessutom bromsas utvecklingen. När kunskap sitter i huvudet på individer i stället för i en tydlig process blir det svårare att förbättra arbetssättet över tid. I många organisationer växer planeringsmodeller dessutom fram stegvis under flera år genom speciallösningar, lokala anpassningar och manuella workaround-lösningar. Till slut blir logiken så komplex att det blir svårt att fullt ut förstår hur allt faktiskt hänger ihop.

Vad vi ser att controllers efterfrågar för att effektivisera prognosarbetet

Under alla våra år i branschen har vi arbetat med och mot otaliga controllers, som nästan alla har en sak gemensamt – de vill göra sin nuvarande process snabbare och prognosarbetet säkrare. De vill förändra hur de arbetar. Många uttrycker att de vill:

• automatisera datainsamling och konsolidering för att frigöra tid till analys  
• uppdatera prognoser oftare utan att skapa mer administration 
• decentralisera arbetet och öka engagemang och kvaliteten på siffrorna 
• arbeta mer drivarbaserat, utifrån verksamhetens faktiska logik och nyckeltal 
• få planering, uppföljning och analys att hänga ihop bättre 
  minska personberoendet och skapa mer robusta processer 

Målet är alltså inte bara effektivisering, utan att skapa bättre förutsättningar för ett mer värdeskapande arbete med finansiell planering och analys. 

Hur rätt systemstöd kan förändra rollen 

Med rätt systemstöd förändras vad du som controller kan lägga din tid på. När datainsamling och konsolidering automatiseras minskar antalet manuella steg och därmed också risken för fel. Samtidigt blir det enklare att involvera fler i verksamheten på ett tydligt sätt, följa upp data på flera dimensioner och arbeta mer med drivare, nyckeltal och avvikelser. När den manuella belastningen minskar får du större möjlighet att bidra där man som controller gör mest nytta: i analysen, i dialogen med verksamheten och i arbetet med att skapa bättre beslutsunderlag framåt.

Det är här ett systemstöd som Planacy blir relevant på riktigt. Inte genom generella löften om effektivisering, utan genom att på riktigt lösa de problem som många controllers lever med i vardagen:

• manuell administration
• personberoende
• låg flexibilitet
• svårigheter att involvera verksamheten
• för lite tid till analys

Genom automation, drivarbaserad planering, rapportering, analys och sömlösa integrationer skapas bättre förutsättningar för ett mer datadrivet och kontinuerligt arbete med finansiell planering och analys.

Vill ni se hur Planacy kan förenkla era processer och ge mer utrymme för analys, är ni välkomna att boka en demo eller kontakta oss för att veta mer.